WebISO導入案例專訪

聚和國際-創新挑戰文件層層把關

聚和國際導入WebISO 品質文件管制平台系統後,將所有ISO文件和部門的文件上傳到系統,文件的週期性管理在WebISO文管系統的協助下,文件在即將逾期前,系統會自動發送郵件提醒,作廢文件會自動在設定時間下架,文管人員就不用時時去確認文件狀況,企業可大量減少人力和空間的應用。
【公司名稱】 聚和國際股份有限公司
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 造紙化學製造廠商
【受訪者】 資訊部系統管理員及精化部文管人員


【勇敢挑戰,創新化學製造新思維】


  聚和國際是全世界造紙化學品最齊全的製造廠商之一,客戶涵蓋亞洲各大造紙集團,包括永豐餘、正隆、印尼 APP 等,產品種類超過 50 種。另外也專精於廢水處理過程中使用之添加劑,可處理各種工業的排放水、都市廢水、油井工程等。

     在「創新、分享與社會關懷」的核心價值觀引領下,不斷地自我突破,落實「正直、誠信、尊重個人、創新、自我發展、團隊精神、追求卓越」的經營理念,聚和國際以台灣為根據地發展全球市場,持續致力於滿足市場需求並為客戶創造價值,研究開發創新產品與前瞻技術,加速新市場推廣以增添營運成長動能;此外也積極透過人力與設備充分整合運用以發揮綜效,同時達成獲利成長的營運目標,在追求創造股東最大利益外,同時也全面投入於公司治理、落實環境保護、推動友善職場與社會參與等活動,善盡企業社會責任。

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【降低成本費用,文件數位化管理】


  聚和國際的公司組織架構,主要分成特用化學事業部、N次貼事業部、精密化學品事業部、管理部、創新研發中心,每個部門都有專屬的總文管和副文管,負責管理文件資料的存放、新增、作廢等相關事宜,每個作業流程都需要依靠人工和紙本的傳送,不僅耗費時間,紙本文件的傳遞也會有遺失的風險存在。

  每個部門都將資料分成紙本文件和電子檔資料夾兩種方式存放。紙本文件分成普通和機密文件兩種,機密文件會蓋上印章並儲放在上鎖的文件櫃,電子檔的文件則是放在資料夾,資夾夾的審閱權限可以限縮在部門,這樣的文件控管並不利於跨部門的經驗傳承,而且對於資訊安全的掌控,也容易產生疏漏。評估過市面上不同的文管系統後,決定導入新人類資訊科技的WebISO 品質文件管制平台系統。

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【落實文件系統化,創新數位管理 】


  聚和國際導入WebISO 品質文件管制平台系統後,將所有ISO文件和部門的文件上傳到系統,尤其品保部門更要嚴格遵守ISO的標準流程,文件的週期性管理在WebISO文管系統的協助下,文件在即將逾期前,系統會自動發送郵件提醒,作廢文件會自動在設定時間下架,文管人員就不用時時去確認文件狀況,各部門的總文管和副文管人員都可專心在原部門事務,目前只留下三大事業部的分區文管和資訊人員協助系統的維運,企業可大量減少人力和空間的應用。

  文件最重要的資安管理,WebISO 品質文件管制平台系統有浮水印和機密等級的設定,文件都有軌跡紀錄可以追蹤,不論是列印、讀取或下載,大至分公司,小到個人都能一一設定權限管控,不像舊有的資料夾管理,無法對人員做設定,如果遇到文件資料外洩,也無法追蹤相關紀錄。聚和精密化學部往來的客⼾,客戶源主要為藥廠,文件上須符合GMP要求,而儀器設備也必須經由3Q認證,GMP的3Q認證:IQ(安裝確認)、OQ(運行確認)、PQ(性能確認),而WebISO 品質文件管制平台系統的資訊安全和文件備份措施都做的相當完整,落實文件標準系統化的管理。

  資訊部門分享到,企業內部常會有組織和人員異動的情形,遇到這樣的狀況,就會需要處理大量的文件移轉,新人類資訊WebISO 品質文件管制平台系統的「批次轉換」,可以盤點原使用者的文件,然後一次轉換給職務交接者,節省內部作業人員一個一個點選文件轉移的時間成本。

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【永續經營,重新定義化學品製造者角色】


  自2020年新冠疫情爆發以來,全球經濟活動大幅下降,不管大小企業都面臨生存的考驗,聚和國際當然也不例外,世界快速的演化讓我們深刻意識到,已無法再用傳統的經驗與手法,來面對未來產業的變化及國際大廠間更激烈的競爭,必需在作業流程與管理手法上做升級。因此,聚和近期積極結合外部顧問、產業先進,一起研討與推動聚和國際的「數位轉型」,希望透過數位科技的有效運用,來降低營運成本,提高生產及流程效率,進而推升對客戶的銷售、服務和體驗。

  數位轉型已不只是企業升級的需要,更是未來競爭的必要。聚和藉由各部門與資訊單位的通力合作,從生產作業的優化到經營治理的系統化,依現階段的需要與未來發展策略,精準投入來進行全方位的數位改革,不但使公司可運用資訊科技來強化企業經營的實力,更可進一步打造企業未來發展的價值。

  聚和國際在化學產業已經深耕近半個世紀,在面對全球永續發展的議題,聚和的態度是積極因應,絕不逃避。為此,已投入多年的努力,持續開發對環境更加友善的製程。期許在可預見的未來,聚和的化學品製程可以達到零排放的目標,重新定義負責任的化學品製造者角色:潔淨製程、客戶價值創造、正向回饋所有利害關係人。

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