WebEIP/FlowMaster導入案例：海欣國際

【公司名稱】 美商威尼克斯(股)台灣分公司 海欣國際有限公司 【採訪日期】 2014年5月16日 【導入範圍】 台灣 【主要業務】 國際專業美容產品代理商 【 受 訪 者 】總經理 王芮慈、管理部協理 蔡慶祥 ● 打造健康與完美的專業美容團隊 ● 便利好用的整合平台，快速提升E化管理效益！ ● 將企業文化融入WebEIP，讓員工學習容易、E化導入更快速 ● 透過電子流程，改善作業流程 ● 完善規劃、追求效率，提升企業E化競爭力 【打造健康與完美的專業美容團隊】 　　海欣國際是來自美國研發團隊WINEX INTERNATIONAL公司所研發的創新品牌「VIVIBEAUTY」，具有多年保養品海外行銷經驗的海欣國際有限公司，秉持著歐美先進的天然保養觀念，針對世界各地區的氣候及當地人們的膚質作保養品的開發與研究，並於2004年引進美國專業保養品牌，以專業行銷沙龍通路，深具名星愛用，得到高度回響。 ↑TOP 【便利好用的整合平台，快速提升E化管理效益！】 　　王總經理表示，尚未導入E化之前，海欣國際因著分公司遍佈北中南，以及杭州也有直營店，溝通上僅能透過電話、email、傳真等方式進行各項資訊的傳遞，時常發生不穩定、不即時，導致延誤處理時效性，在公司內部溝通與作業上遇到相當大的困難。 　　王總經理說明，為了讓公司作業流程更有效率，於是在兩年多前便指示管理部找尋解決方案。在評估過相關性的產品之後，由於WebEIP的人性化介面，功能好用、易懂，基本上連不懂電腦的人也都可以輕易上手，因此便選擇新人類資訊的WebEIP企業雲端辦公室。 　　另外，王總經理表示，WebEIP最重要的功能，是能夠有效幫助各單位間的會辦、資料的彙整，可以大幅降低處理時效、提升作業效率。再者也因為便利的電子化管理功能，改變了員工以往使用習慣，現在員工每天上班，都已經非常習慣打開WebEIP查看所有訊息、處理各項事務，公司由上到下，目前都已非常依賴WebEIP整合性的平台，開始一天的工作行程安排及處理。 ↑TOP 【將企業文化融入WebEIP，讓員工學習容易、E化導入更快速】 　　蔡協理表示，由於產業別的不同，為了讓E化管理導入更順利，導入前花費了相當多的心力，思考該如何將WebEIP原有功能，以自己公司的使用習慣來做運用。 　　因著EIP系統的高彈性，管理部將WebEIP基本功能發揮到淋漓盡致，例如員工團購，除了訂便當之外，也將公司優惠產品利用此項功能進行搶標活動。在WebEIP的主要功能應用上，在首頁利用跑馬燈功能，將公司重要宣布訊息時通知，讓全體員工都能第一時間掌握到最新訊息。 海欣國際WebEIP常用功能 　　海欣國際其中一項重要應用，將請假表單與ERP結合，透過ERP計算薪水，員工請假已不需再透過ERP系統，直接整合至WebEIP上假單即可，也將電子表單結合WebEIP，人員休假會顯示在WebEIP首頁，方便查詢。 ● WebEIP首頁：右上方跑馬燈，即時佈達公司訊息： ● 提醒欄位：於首頁直接顯示今日休假人員，便於掌握人員狀況 ●員工團購：由於公司本身是代理美容產品，不定期會提供員工優惠搶購，運用到低價搶標機制 　　也因著海欣外勤人員多，行事曆的應用也是非常重要的一環，業務與技導人員需互相搭配進行各店家的拜訪工作，因此業務可透過系統上查閱技導人員時間表，方便安排技導拜訪各店家的時間。接著便透過客戶管理功能，將業務、技導人員至各店家拜訪的重要事項、溝通資料等，完整記錄，便於其他業務人員與技導人員的銜接，也提供主管了解每店家狀況。 ●行事曆：除了查閱員工行程，業務與外勤技導經常配合使用，便於店家拜訪時間安排。 　　海欣國際除了每個月的月會之外，另外還有每天的晨會及其他會議，不論大小會議，都透過會議管理功能進行管理。例如業務每日的早會，員工都必須登入系統，並詳細紀錄各項會議中討論事項，以便日後方便追蹤，主管也可進入會議管理查閱會議中各項資料。 ●會議管理：各部門會議招開、提醒、資料紀錄。 ↑TOP 【透過電子流程，改善作業流程】 　　王總經理分享，海欣國際兩年前便已進入無紙化作業，在導入FlowMaster電子流程之初，便下達指令不接受紙本表單的申請，要求只能以電子表單進行各項流程作業，因此導入電子表單的過程是非常快速的。 　　導入電子表單之後，所有流程都變的簡單化與透明化，以往複雜的紙本傳簽流程，透過電子化來輔助人工判斷，申請流程簡單、表單處理快速，有效提升處理效率，降低表單錯誤率。無地域性，便於操作的FlowMaster，也可使用手機、平板等手持裝置進行各項表單申請、簽核，讓外勤人員執行與處理各項業務能夠更加便利。 目前導入的十大類50張電子表單： 　　海欣國際為了提升美容產業的品質，對於有需求成立加盟店的合作夥伴，從開店規劃到活動申請，也透過FlowMaster建立一套完整的加盟流程。 　　當成立一間加盟店時，一開始必須利用電子表單串簽、會簽的流程，依照公司規範，進行各項表單申請，經由各部門主管核准，最後由管理部確認店家完成各項申請後，才可進行導客上架，不遺漏任何小細節。 　　另外店家需要舉辦活動，也必須透過電子流程，先進行活動申請作業，由總公司依申請內容安排支援部門，如此依照制定規範運行，可有效提升行政效率，避免產生店家與總公司的活動有衝突或異常的狀況。 ●海欣國際基本流程設定畫面 　　目前海欣內部一天往來的表單量大約有50張，在每個月的月會當中，管理部也特別利用FlowMaster統計分析功能，撈取各項表單在上月份的統計資料，進行表單使用檢討，可了解員工填寫表單是否有正確使用，表單運作是否有任何問題，或是需要增加新的功能表單等。 ↑TOP

【完善規劃、追求效率，提升企業E化競爭力】

王總經理分享：企業推動E化最重要的部分，必須端看主事者的決心，有了決心之後，必須有能高度配合的執行單位，在導入系統之前，做好完整的規畫及準備，上線之後，仍必須持續思考如何利用E化來簡化及改善各項工作流程，才能有效運用及達成預期果效。 　　此次訪談當中，我們了解到在 王總經理追求效率的帶領之下，海欣國際透過電子流程來組織工作流程，不斷精進、成長，讓公司作業更加順暢、更有效率。也談到在E化過程當中，對於導入E化所進行的規劃方法和應用的效益，相信可以帶給服務同業或其他產業許多寶貴的參考經驗！

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