FlowMaster,WebISO導入案例專訪

鈺祥企業--重塑內部管理機制

鈺祥導入FlowMaster BPM商業流程開發平台大幅提升了鈺祥整體系統的可控性，自行開發八大類40多張電子表單，進一步提升內部維護能力。也透過WebISO制度文件管理平台，精細管理ISO文件與品保文件，實現快速查閱與精準追溯文件，有效提升工作效率及滿足客戶需求。

【公司名稱】鈺祥企業股份有限公司
【導入範圍】台灣
【主要業務】全球半導體化學濾網供應商
【受訪者】　資訊經理郭力慈

案例專訪大綱：

【台灣最大的化學濾網專業供應商】

　　鈺祥成立於1987年，立足於台灣微污染氣體過濾防治已超過37年，隨著台灣經濟發展轉型，於2000年切入高科技產業市場，陸續進軍半導體產業、記憶體大廠、面板、光電、封裝、電子、資料中心、車用、商辦、紙業、煉油、石塑化產業及太陽能大廠，已成為AMC微污染控制領導品牌，現為台灣最大化學濾網專業供應商。

　　因應產品市占率的提升，同步網羅了各界優秀人才，自主研發高達數百種化學濾網及客製化微污染控制解決方案，斥資千萬於整體研發與建置，在臺灣、中國、美國、歐盟、及新加坡，擁有超過50件有效專利，穩定創造了強而有力的成長與競爭力。並於2017年取得ISO 9001:2015、ISO 14001:2015，2018年為全球首家製造業榮獲ISO14067:2018、BS 8001:2017國際認證。於2019年開始進行產線自動化，提升作業效能並逐步為ESG節能減碳的未來目標奠基。

↑TOP

【組織擴編下的挑戰，提升整體營運效率】

　　鈺祥在台灣的據點遍布新北、桃園、台中、台南與高雄五地，並且在上海和歐洲地區設有業務單位。隨著公司成長，員工數已從兩三年前的100人增至300人，伴隨著組織的擴編，也面臨到多項挑戰，特別是在系統與流程管理方面，因此，公司希望能透過數位轉型，提升管理效率。

　　伴隨著公司資料量和人員數的增長，管理文檔的難度也逐漸增加，尤其是在分權和分層管理上變得更為複雜，對於機密文件的處理要求也越來越高，因此，建立一套完善的文管系統來保護這些敏感資訊是非常重要的。

　　而舊有的BPM系統過於複雜，且需要大量客製化，導致內部維護困難，加上與外部的頻繁溝通耗時，整體效率低下，因此，經過多重評估後，決定導入新人類的WebISO制度文件管理平台與FlowMaster BPM商業流程開發平台，以滿足這些需求並提升整體運營效率。

↑TOP

【智慧化文件管理，快速查閱與精準追溯】

　　鈺祥主要透過WebISO制度文件管理平台來管理ISO文件與品保文件。ISO 文件著重於版次與時效管理，便於稽核和查閱，在品保方面，每個產品都有相應的檢驗報告，分類的非常精細，這些報告需要妥善保存，並對使用人員進行紀錄管理，以確保每次使用的流程可被追溯。

　　當客戶有需求時，業務部門可以直接上系統調閱相關資料，無論是下載還是開啟文件，系統都會保留相關紀錄，並且可以在文件中加上浮水印，這樣一來，品保單位便能省去大量手動查閱資料的時間，不再需要繁瑣的流程，不僅提升了工作效率，並且可以確保客戶的需求快速得到滿足。

　　ISO認證是鈺祥導入文檔管理系統的重要考量之一。目前，鈺祥的資訊單位正在全力準備ISO 27001認證，希望能提升資訊安全管理水平，並增強客戶對於機密文件處理的信心。

↑TOP

【打造標準化流程，重塑內部管理機制】

　　自去年起，公司著手整理內部流程與制度，並建立了內部稽核與控制機制。過去的簽核流程因人而異，缺乏統一性，且未能遵循既定制度，這樣的亂象給公司的管理帶來了許多挑戰，為了解決這些問題，鈺祥透過新人類的FlowMaster BPM商業流程開發平台，重建整體制度並重新設計流程，以確保管理的標準化與效率。

　　導入新人類FlowMaster BPM 商業流程開發平台後，鈺祥整體系統的可控性大幅提升，平台不僅提供了豐富的範本參考，功能也更為齊全，讓表單的建立與編輯變得更加簡單，有效的提升了內部維護的能力。

　　目前，鈺祥內部已經開發了約40張表單，其中多數表單是由內部自行完成，申請數量已超過8000張，包括請款單、簽呈、發票、訂單與資訊服務申請單等，涵蓋多部門的表單，對於相對簡單的表單，內部團隊通常能在三天內完成開發，有效提高工作效率並縮短流程週期。

　　在表單方面，鈺祥設有完善的卡控機制，使用者在操作時可以清楚地了解需要填寫的欄位與範圍，大幅降低了操作的錯誤率，例如，採購單的需求日期受到時程規劃的限制，無法填寫過近的日期，已確保流程符合預期，此外，關於料號的選擇也依照類別進行限制，確保只能選取相應的項目。另外在新增項目時，系統具備複製功能，避免逐項手動輸入，特別是在填寫出差單時，不必重複填寫，大大提升了使用的便捷性和準確性。