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  3/27服務業文管經驗分享座談會活動記錄

發表日期: 2014/04/02


作者:Donny Chou

  有鑑於近年來兩岸服務業發展迅速、店面不斷擴張,對於各類重要文件資料,由於使用單位的擴大,傳統的管理方式已不敷需求,許多企業都迫切需要一個可整合文件資訊安全、流程管理、版本管理、文件效期提醒等,讓一切進入電子化、自動化的管理解決方案。
  因此,新人類資訊於2014年3月27日,在台北凱薩飯店別舉辦一場「服務業」 在企業文管應用、實際案例、效益經驗分享的分享會,也特別邀請到海欣國際(VIVISPA)來分享文管導入的經驗,希望能夠協助更多服務業客戶,有效率、安全、便利地導入企業文件管理平台。


  美容產業因為有著許多合約、know how、教育訓練等重要文件,海欣國際管理部 蔡協理表示,以往僅藉由電話、傳真以及emai來進行公司內部的溝通,以及利用Windows File Server進行檔案分享,時效性、正確性、安全性都有很大的問題,因此總經理特別指示資訊部要「加強文件保密、提升流程效率」。
  蔡協理分享,2年半之前就開始導入文管系統,資訊部充分利用系統的文件安全管理、權限管理、版本管理、文件效期提醒等功能,有效達到文件安全控管機能。另外也透過系統中電子流程簽核功能,讓文件資訊快速傳遞,有效增加簽核效率。

海欣國際管理部 蔡慶祥協理鉅細靡遺地分享文管導入經驗

海欣國際(VIVISPA)的產業特性與功能、組織應用架構:

欣國際(VIVISPA)重要文件應用類型:

  會中蔡協理除了分享文管導入經驗之外,也特別分享電子流程以及EIP雲端辦公室管理E化平台的導入經驗,也對想要導入E化的服務業,提供寶貴的建議。

服務業E化的建議:
● 導入前完整的評估與規劃
● 每月定期E化課程、會議
● 循序漸進的改變作業模式
● 簡單易操作的功能

海欣國際蔡協理特別分享企業整體E化經驗

  在聽完海欣國際的精彩分享之後,NewType產品部資深協理程勤輝,展示WebISO v4.5文管平台的新版本與新應用模組的最新功能,包括了多份文件「新增、改版、廢止」同步增修訂功能以及更完整的安全性控管機制。

█ WebISO 在服務業的應用介紹:
  近年來兩岸服務業蓬勃發展,已經從簡單的網路檔案分享,發展至考慮到文管需整合: 資訊安全、流程管理、版本管理、文件效期提醒等自動化作業管理。
  透過雲端電子化文管平台的導入,協助了服務業在文管與安控方便的全面性管理提升。

  除了標準中央工廠/廚房的SOP作業文件外, 並延伸至:合約管理、法務文件、營業報表、供應商、食品安全檢驗證明、配方技術文件… 等不同文件控管領域,應用使用單位也擴大至總公司、分公司、門市、業務、行銷、管理單位、中央工廠等。

另外的就是文件管理在資訊安全上的提升,除了創新專利的一次性PDF密碼的驗證技術,另外加強了WbeISO Reader的安全性與密碼驗證的強度, 也增加了文件浮水印的參數,包含:文件所在頁碼、總頁數、文件版本、使用者 IP Address四個功能。

█ WebISO 4.5新版功能特色:
  WebISO 4.5全新的「同步增修訂」機能,讓多份文件一併新增/改版、局部改版/廢止、同步廢止,只需一次性流程簽核,大幅節省簽核效率、讓主管更方便、大大提升文件發行、改版作業效率。

  這次改版共增強了約50項界面與功能的改進,現場僅列舉幾個比較有特色的功能來介紹,例如「個人申請記錄」查詢機制,包含所有個人:新增/改版、調閱、紙本、廢止、權限調整...等的各項紀錄,可以一次快速查閱到,大大提升便利性!

會後與現場來賓進行全方位的討論與互動,獲得許多熱烈的回響。


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