3/27服務業文管經驗分享座談會活動記錄

　　有鑑於近年來兩岸服務業發展迅速、店面不斷擴張，對於各類重要文件資料，由於使用單位的擴大，傳統的管理方式已不敷需求，許多企業都迫切需要一個可整合文件資訊安全、流程管理、版本管理、文件效期提醒等，讓一切進入電子化、自動化的管理解決方案。
　　因此，新人類資訊於2014年3月27日，在台北凱薩飯店別舉辦一場「服務業」 在企業文管應用、實際案例、效益經驗分享的分享會，也特別邀請到海欣國際(VIVISPA)來分享文管導入的經驗，希望能夠協助更多服務業客戶，有效率、安全、便利地導入企業文件管理平台。

　　美容產業因為有著許多合約、know how、教育訓練等重要文件，海欣國際管理部 蔡協理表示，以往僅藉由電話、傳真以及emai來進行公司內部的溝通，以及利用Windows File Server進行檔案分享，時效性、正確性、安全性都有很大的問題，因此總經理特別指示資訊部要「加強文件保密、提升流程效率」。
　　蔡協理分享，2年半之前就開始導入文管系統，資訊部充分利用系統的文件安全管理、權限管理、版本管理、文件效期提醒等功能，有效達到文件安全控管機能。另外也透過系統中電子流程簽核功能，讓文件資訊快速傳遞，有效增加簽核效率。

海欣國際(VIVISPA)的產業特性與功能、組織應用架構：

欣國際(VIVISPA)重要文件應用類型：

　　會中蔡協理除了分享文管導入經驗之外，也特別分享電子流程以及EIP雲端辦公室管理E化平台的導入經驗，也對想要導入E化的服務業，提供寶貴的建議。

服務業E化的建議：
● 導入前完整的評估與規劃
● 每月定期E化課程、會議
● 循序漸進的改變作業模式
● 簡單易操作的功能

█ WebISO 在服務業的應用介紹：
　　近年來兩岸服務業蓬勃發展，已經從簡單的網路檔案分享，發展至考慮到文管需整合： 資訊安全、流程管理、版本管理、文件效期提醒等自動化作業管理。
　　透過雲端電子化文管平台的導入，協助了服務業在文管與安控方便的全面性管理提升。

　　除了標準中央工廠/廚房的SOP作業文件外， 並延伸至：合約管理、法務文件、營業報表、供應商、食品安全檢驗證明、配方技術文件… 等不同文件控管領域，應用使用單位也擴大至總公司、分公司、門市、業務、行銷、管理單位、中央工廠等。

另外的就是文件管理在資訊安全上的提升，除了創新專利的一次性PDF密碼的驗證技術，另外加強了WbeISO Reader的安全性與密碼驗證的強度， 也增加了文件浮水印的參數，包含：文件所在頁碼、總頁數、文件版本、使用者 IP Address四個功能。

█ WebISO 4.5新版功能特色：
　　WebISO 4.5全新的「同步增修訂」機能，讓多份文件一併新增/改版、局部改版/廢止、同步廢止，只需一次性流程簽核，大幅節省簽核效率、讓主管更方便、大大提升文件發行、改版作業效率。

　　這次改版共增強了約50項界面與功能的改進，現場僅列舉幾個比較有特色的功能來介紹，例如「個人申請記錄」查詢機制，包含所有個人：新增/改版、調閱、紙本、廢止、權限調整...等的各項紀錄，可以一次快速查閱到，大大提升便利性！