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  WebPMIS PRO A+ 會議記錄與公告管理 新版功能特色介紹

發表日期： 2022/08/01

讓會議成為專案管理的強大動力


　　以一個標準的專案進程，免不了有一堆大小會議需要專案經理、主管甚至於團隊成員悉心處理，舉凡專案啟動、里程碑決議、決策方案、例行性會議、工程變更、緊急風險、結案會議等不勝枚舉，更有統計一個中大型專案，在一整個年度的過程當中至少有近百次的紀錄，為了讓這些不同面向的紀錄都能如實記載，WebPMIS PRO A+提供了在各專案中的會議紀錄功能，藉此讓所有過程的討論結果都能完整保留在專案中。



不可忽視的每個專案會議紀錄


　   專案會議一向被視為整個專案過程最重要的溝通形式，透過「開會」的過程找齊各部門對應的窗口、執行同仁協調，確認彼此所遇到的問題或狀況，第一時間提出要求改善或從專案系統上所提出的各項內容逐一探討，都是專案是否能夠順利執行的關鍵，而記錄更是能協助未來反向追蹤當時執行狀況的關鍵，WebPMIS PRO A+在專案或任務中，都有提供對應的會議紀錄功能，提供團隊成員、PM或記錄同仁即時更新所有紀錄。


     在新增紀錄後，系統也會發出對應的通知信件提醒與會的相關同仁一同確認，若內容有誤，紀錄人也可即時修正，確保內容正確性，更可選擇會議相關專案，讓跨專案的溝通可以同時閱覽相同紀錄。



賦予廣播功能的專案公告發布




　　當各級主管或系統管理員需要訊息傳遞、佈達重要事項時，就需要專案公告的張貼功能，WebPMIS A+所提供的專案公告功能，就可讓公告管理員可進行批次的公告發布給系統上各專案的公告區或直接通知專案成員，得知專案注意事項、執行方式的異動或特定規則的說明變更，加上起訖日期的直觀設定建立出公告的有效週期達到自動上下架管理。



　 除了公告管理員外，專案經理也可張貼要提醒專案內部的注意事項，第一時間及時交辦重要內容，讓橫向溝通的方式有更多的管道。

溝通對於專案進程的重要性


      溝通在專案管理過程中，被視為一門科學與專業的任務，各種類型的會議討論、確認目的，把握重點、取得訊息一致性或共識，都會深深影響專案的成敗，說是整體專案90%的時間在溝通都不為過，WebPMIS PRO A+所提供的會議紀錄及公告管理功能一定能協助專案經理或各級主管，在專案的橫向溝通上達到最大效益，也能提供未來專案的參考經驗。


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