「服務業」文管與安控應用，提升效率、強化

　　隨著科技的發達與網路的普及，企業管理的方式也為求進步而逐漸開始改變，從早期紙本資料耗時、浪費成本及錯誤率高的管理方式，開始朝向可降低成本、增加效益的電子化管理；從簡單的網路檔案分享，逐漸開始考慮到文件管理的安全性、完整性與方便性。

【服務業的文管應用分析】
　　近年來兩岸三地服務業發展迅速，已從提供無形的服務，逐漸成為提供有形的服務。何謂有形的服務，以餐飲業為例，除了提供便利、實惠的食物之外，近年來所重視的食品安全衛生，也是相當重要的一個環節。
　　因著服務業的不斷拓展，文件應用不在只是服務標準的ISO SOP作業文件，還包括了合約文件與供應商SGS食品安全檢驗證明文件等。文件使用單位也擴大至總公司、分公司、門市、業務、行銷、管理單位、中央工廠等，文件安全控管的重要性也相對提升。

【服務業在文管＋安控的應用架構】

2.合約、法務、訴訟文件：
　　隨著電腦運用的普及、網路通訊的發達，資訊安全問題也就日益需要重視，對於公司內部各項合約、營業報表、法務等各項機密文件的控管，必須做好全面性的資訊安全防護措施。
● 權限安全控管：透過系統控制可查詢權限、讀取權限、存檔權限、列印等。
● 紙本申請控管：透過紙本控管功能，提供「副本」文件經過公司用印後發出。或是正本的紙本領取、歸還、遺失管理。
● 實效提醒功能：合約實效、證照有效期到期前，提早通知相關人員。

3.食品安全檢驗文件：
　　近年發生許多食品安全問題的案件，讓人們開始對於食品衛生安全特別重視，但是大部分處理方式都是亡羊補牢，無法有效解決基本問題。如果能透過完善的產品檢驗認證機制，可讓消費者第一時間能夠得到品質把關的證明，也能幫助業者在遇到發生相關性負面消息時，將危機降到最低。
● 便利的檢驗報告查詢：方便公司統一控管、查詢、公告供應商提供的檢驗報告文件。
● 檢驗報告效期提醒：定期檢視、提醒檢驗報告需更新。

4.有效率的電子化流程審核：
　　因為連鎖服務業通常據點遍佈各地，如果以上文件的作業審核，能夠電子化管理，將新增、改版、廢止、紙本申請、權限申請…等流程全面電子化，將有效提升工作效率。

5. 供應商、廠商B2B專屬文件溝通系統：
　　上下游廠商(內部其他分公司、門市、供應商或生產工廠)，文件上傳、下載、簽核、通知等多元化的文件派送管理機能，可以大幅降低e-mail、電話往來與溝通、確認時間與成本。

　　2014年3月27日(四)於台北凱撒飯店，我們特別規劃舉辦一場針對「服務業」 在企業文管應用、實際案例、效益經驗分享的分享會，希望藉由客戶的經驗分享，協助更多服務業客戶，有效率、安全、便利地導入企業文件管理平台。
　　這是一場整合了服務業文管經驗、雲端e化文管科技新知於一身的座談會，千萬別錯過！

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