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FlowMaster BPM導入案例:亞昕國際開發
【公司名稱】 亞昕國際開發股份有限公司     
【採訪日期】 2014年2月27日
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 不動產經營業
【 受 訪 者 】董事長特助 姚政岳、管理部副課長 張瑞欣
【品質第一、用心經營的建築事業】



  “亞昕蓋房子,放心一輩子”,從這句廣告詞裡,可以展現亞昕對於不動產事業經營的用心,從一九九三年在林口成立「亞昕開發」以來,藉著每一個新建案的開發,亞昕不斷地提升自己到更高的層次,從建築規劃、空間設計、整體結構、施工品質,到對各項細節的重視,亞昕的每個建案都是建築業界高標準的優越典範。

  亞昕認為蓋房子是良心事業,也是社會責任,因此特別聘請日本營造顧問「田中純夫」與知名建築師「戴育澤」,同時也已是上市上櫃公司的亞昕,未來將挑戰更大的遠景,以走向國際化為目標,進軍世界。


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【為了提升客戶服務效益,開始找尋解決方案】


  董事長特助 姚政岳表示,亞昕成功的關鍵,在於非常重視各項效率,但因為使用紙本表單模式運作流程存在著許多的問題,往往導致客戶的問題無法第一時間獲得解決,在重視客戶服務的初衷之下,亞昕開始尋找能夠解決的方案。

  姚特助提到,董事長在一次活動中,看到其他同業的董事長,可以一邊打球一邊使用智慧手機上的APP來簽核表單,對於公司各項事務掌握與決策的下達都非常地迅速有效,於是素來就非常重視工作效率的董事長,便立刻交代同仁開始尋找電子流程的解決方案。


導入NEWTYPE FLOWMASTER BPM plus前的問題:
● 以紙本模式簽核,流程難追蹤,容易發生卡單、單據遺失的狀況,耽誤事件的處理時效
● 紙本文件加註的時間無法判斷是否正確,容易產生爭議
● 所有文件流程皆需依靠人力判斷送單,耗時耗力
● 人員出差頻率頗高,希望能遠端進行請款流程等動作
● 紙本文件保存數量龐大,表單找尋不易,非常耗費人力與時間

多數同業採用新人類系統

但要如何找到適合公司使用的電子流程解決方案呢? 姚特助表示最簡單的方法,就是去諮詢同業使用的經驗。由於亞昕對於華固建設的導入成功案件很有興趣,在透過華固建設的說明與介紹後,瞭解到新人類資訊曾輔導過許多的營造同業導入電子流程解決方案,並且由於亞昕本身的表單內容需要包含許多附件與關聯資訊,在各家廠商中,只有新人類資訊的FlowMaster BPM plus能滿足其需求,另外也因新人類資訊的平台延展性高、開發彈性大且學習容易,不只應用於請假單…等人事類流程,還能充分應用於其他表單流程的開發需求,因此經由華固的推薦,開始導入新人類資訊的FlowMaster BPM plus。

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【從人事、售後服務、發包、合約,預算及費用管理,及時掌握營運動脈】


  管理部副課長 張瑞欣表示,亞昕在去年4月上線FlowMaster BPM plus,目前電子表單使用量為8千張,一開始是15支流程上線,後續自行開發增加到目前有24支流程在運作,使用量最大為簽呈、請款流程,目前使用範圍及於總公司內部的60人左右,未來預計再推廣至各個工地來使用。


  在開發過程中,因Flowmaster提供了完整的開發工具與彈性直覺的流程設計方式,且操作學習容易,特別是在開發不同表單時,系統可提供表單model,讓開發者能夠有範例可參考或直接利用於開發流程類似的其他不同表單,讓開發表單的效率可以大幅提升。



亞昕目前導入的電子流程:


Flowmaster首頁:多功能的設計介面,更簡單、好用、更方便,提供了完善的表單、組織、簽核、查詢、統計、管理等豐富功能,是最重要的企業流程服務入口網站。


方便、快速的表單製作:提供多種現成表單設計機能。


導入後的效益:公司表單流程運作的效率提升且遇到緊急事項,高階主管、董事長在外出時也能透過行動APP簽核
● 表單透明化,簽核流程查詢容易,提升表單簽核效率
● 電子流程記錄清楚完整,節省稽核作業時間
● 文件流程依照系統進行,不需耗費人力,增加行政效率
● 支援行動APP線上簽核,達到M化的行動辦公室效益
● 表單系統化,相關聯表單調閱方便、簡單、快速


  在訪談中,姚特助另外提到了一項特別的表單應用,就是預算管理的機制,亞昕使用FlowMaster BPM plus開發了針對管理費控管的相關表單,由於許多表單都是與預算有關,於是在系統中額外設計了每年度相關科目的預算編制機能,每個有關預算的表單,在簽核過程中就可以透過系統直接控管預算是否超過編制。


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【FlowMaster BPM plus系統提升效益,也帶動組織再造及流程合理化】



  姚特助分享,剛開始導入BPM時,遭遇到許多員工反應使用不習慣,因為以往紙本流程可以跳過某個單位,只需依照人工方式找到最後簽核決策者即可完成,但是電子流程必須依照公司規劃的各組織單位進行簽核,不能省略任一步驟,造成使用者認為簽核流程過於攏長,使用上很不方便。

  張課長表示為了解決使用者的疑慮,管理部與使用者溝通及討論,將公司組織與流程關聯性詳加解釋,讓使用者了解流程進行的規則,使用者也可在主管會議中提出有關流程的任何建議,由公司全體人員互相討論及改善各種流程,也因此發現了公司的組織上的瑕疵,改善了公司組織的健全完整性。

BPM視覺化的流程設計系統:健全組織規劃、增加流程效益。


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【WebEIP雲端辦公室,巡視工地也能及時掌握公司資訊】

  亞昕在團隊運作上,因為有著確切E化管理需求,所以也同時導入了新人類WebEIP雲端辦公室系統。由於公司業務上的需求,人員時常需要外出尋訪各工地,面臨到人員管理與內部送簽呈的問題,無法有即時性處理的狀況。

  姚特助表示WebEIP豐富的人性化管理功能,改變了公司以往的使用習慣,每個員工不論在公司各項大小事務上,目前都已非常習慣使用EIP作為個人信息管理平台,尤其是使用在公佈欄、會議管理、訊息通知與行事曆的應用。

EIP常用功能:
● 會議管理:會議通知、會議室租借管理
● 行事曆:業務行程、請/休假狀況
● 公佈欄:公司重要事項布達
● 訊息通知:重要訊息通知、回覆與追蹤

WebEIP首頁:簡單明瞭的介面,方便查閱各項資訊。


行事曆:簡易的的人事管理操作,減輕行政單位的工作負擔。



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【重視客戶服務,邁向成功的第一步】

  姚特助表示,由於董事長一開始想導入的表單,是能夠以快速服務客戶、解決客戶需求為主的客服表單,希望能由客戶自行起單,直接透過系統流程進行處理。但有限於外部連接的帳號安全性問題,此流程單遲遲無法上線,未來對於這部分也將持續努力。

  亞昕目前仍在不斷成長,目前正在規劃繼續導入新人類資訊的webISO文件管理系統,由於各項ISO文件、設計圖稿、合約等資料量也非常龐大,文件安全控管問題也越來越需要重視,希望能完整的整合公司既有圖面與各種資源,使旗下營造商和總公司的交流更方便快速,未來也希望能與同業互相交流彼此文件控管方法,表單製作方法等E化經驗。


  從亞昕以客戶為尊的企業精神,不難看出為何亞昕建設在各項建案都能表現出非常亮眼的成績,也讓我們明白一個成功的企業,願意虛心學習與不吝分享各種成功的經驗,所代表的是一個良心的企業,願意擔負起重要的社會責任。

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