FlowMaster/WebEIP導入案例：集山(悟饕池上飯包)

【公司名稱】 集山實業股份有限公司(悟饕池上飯包)　　　　　 【採訪日期】 2014年2月26日 【導入範圍】 台灣、大陸、新加坡 【主要業務】 悟饕池上飯包專賣連鎖體系 【 受 訪 者 】執行長 林峰、資訊部經理 詹鍊城 ● 永續經營的幸福便當 ● 以現代化管理模式，經營傳統東方米食 ● 突破傳統思維！透過電子化管理，邁向國際化 ● 透過EIP將企業資訊公開化、標準化、統一化 ● 健全簽核作業電子化，將流程透明化、簡單化 ● 未來展望─逐步完成全面系統化的藍圖 左至右：新人類 程勤輝協理、新人類 陳淑美總經理、集山 林峰執行長、集山 詹鍊城經理、新人類 林慶松副理 【永續經營的幸福便當】 　　集山實業為台灣專門便當連鎖產業的公司，旗下有悟饕池上飯包及五號便當(中國大陸)，池上飯包是台灣歷史最悠久的飯包，也是台灣知名度最高的飯包。悟饕為了發揚米食文化走向新世紀，以現代化經營方式來發展飯包產業，並連續四屆獲得台灣優良、合格連鎖產業加盟總部，也是台灣GSP優良服務認證的餐飲連鎖總部，其悟饕招牌飯更是在去年被評為臺灣十大特色招牌飯。 　　「飯包是做給外出人吃的，一定要用心做」七十年池上飯包老店就是以關懷出外人的精神傳承，邁向永續經營。 ↑TOP 【以現代化管理模式，經營傳統東方米食】 　　集山實業主要分布在五大地區，宜蘭(台灣總部)、台北(辦事處)、台中(辦事處)、高雄(辦事處)、杭州(中國總部)，目前海內外已擁有超過250家店面，公司員工已超過300人，對於及時管理的人員掌控確實不易。 　　雖然經營的是傳統東方米食產業，但是集山實業很早就開始現代化經營管理，因為本身擁有很完整的資訊管理團隊，早期e化階段是自行開發POS系統與進銷存管理系統，由於公司從1999年就已通過ISO9001國際品質認證後，每天需要整理、審核、審批許多ISO文件，因此各項作業需要許多的書面文件來佐以讓各項流程更順暢。 　　企業管理的需要更有效益，為了因應龐大的文件書面檔案，以及未來海外業務拓展的需求，所以集山考慮到必須導入一套適合的管理系統，可集中管理分布各地的門店與管理處，並使作業流程達到統一化與標準化。 傳統管理模式面臨的瓶頸： ● E-Mail溝通不夠即時 ● 訊息無法及時通知各單位 ● 紙本作業流程容易產生缺失 ● 資料分散無法統一管理、分析 ● 員工人數多，門店分佈廣，人員、店務、服務管理困難 ↑TOP 【突破傳統思維！透過電子化管理，邁向國際化】 　　林執行長表示：「沒有一套完善的電子流程系統，公司無法成長、茁壯，更無法走向國際化，或是多品牌、多角度的經營，因為在管理成本會有很大的浪費，資訊無法得到即時供應與交流，Know how不能得到統一完整的整合。」例如使用WebISO文件管理系統，將所有部門多年來累積的經驗與智慧，規劃出標準流程與作業規範守則，在拓展區域代理時，就可提供一套完整的管理模式跟標準，給予完整的教育訓練，對區域經營可快速上手。 　　林執行長說明，由資訊部門主導，導入了新人類的WebEIP、WebISO與Flowmaster，在經由管理部與各部門主管執行規範的制定，將流程逐一檢視，重新定義完善的作業流程，改變了傳統鬆散式的報表管理，成功利用系統來優化整個企業的管理流程。 WebEIP首頁：所有需要個人處理的事項與重要公告，在個人首頁的部分都能清楚通知，讓員工可以快速處理。 ↑TOP 【透過EIP將企業資訊公開化、標準化、統一化】 　　林執行長說明在WebEIP導入的初期，最大困難是需要改變員工的作業模式與習慣，雖然在導入過程會遇到員工操作的不適應，但因著WebEIP人性化的介面設計讓使用者容易上手，例如員工訂便當，就可利用團購功能，直接從系統選擇訂購。並且支援行動裝置使用，更加提升使用者的方便性與機動性，獲得員工非常正面的使用評價。 會議管理：因各區隨時都有會議，從各會議的發起、報告資料、會議記錄，追蹤甚至關聯性會議，都能清楚掌握各區會議動態。 　　另外一項重點是，企業流程的改變，為了將所有作業程序系統化，必需要重新思考企業的流程。以往制式的簡單報表，統計與分析都不夠完整，集山將自己原有的ERP系統資料與WebEIP整合，更進一步提供各門市的督導與在外的業務同仁，能夠看到即時性、整合性的資訊與資料。 公佈欄：公司重要事項即時發佈與查詢，加速內部資訊的溝通以及傳遞 檔案分享：統一提供各部門重要行政資源 　　集山目前已有110位員工使用WebEIP系統，主要能夠順利導入的因素，是因為優秀的資訊團隊，先將整個系統為各部門詳細介紹，再加上各部門主管，特別是管理部，來做各種規範的制定，並提供員工完整的教育訓練，每個部門根據業務的需要、需求，實際上再去運用WebEIP提供的許多資訊與功能，熟悉各項系統操作，將各管理處與門市的作業模式標準化、統一化，進而將流程、門市服務效益提升，各資料可以統一彙整並進行有效分析，大大增加行政處理效率。 ↑TOP

【健全簽核作業電子化，將流程透明化、簡單化】

資訊部詹經理說明，導入Flowmaster電子流程之前，因公司內部單位眾多，表單簽核又需經過各級權限審核，人工處理上非常容易漏單或卡單，只要一個步驟出錯，就會導致許多嚴重的問題。 　　在導入電子流程之後，將所有流程都簡單化與透明化，以採購為例，因採購單位分類眾多，若僅以人工方式來判斷簽核流程，容易發生找不到該品項應通知哪個單位採購，或是不清楚採購金額的核決權限，導致延誤處理時效。 　　當一切流程都已在系統中設定好，各管區與分散各地的門市，在執行各項任務時，人工判斷不需要那麼複雜，簡單判斷、快速處理，大大增加處理效率。但更重要的是，電子流程不單僅僅加速人工處理效益，可以將所有流程紀錄下來，提供公司檢討分析，進而能對各項流程加以精進，協助公司整體營運有更完善的管理機制。 電子表單首頁：表單分類詳細，介面清楚，簽核不漏單 集山目前導入的單據有： 1.採購、維修：必須統一管理各門市的需要與需求，透過電子流程達到及時性、整合性、準確性。 2.文宣廣告： 必須經由系統申請，經過長官確認審批後方能執行，流程系統化，表單簽核必須照流程進行，清楚掌握，準確執行。 3.設備申請： ● 因各部門設備申請單位不同，透過流程，將申請程序變簡單。 ● 申請金額系統化，依照制定的簽核權限跑流程。 ● 庫存管理，將流程與庫存數據結合。

↑TOP

【未來展望─逐步完成全面系統化的藍圖】

林執行長指出，系統化管理，是企業走向國際的基本條件，由於管理層面需求廣大，目前已規劃導入新人類的WebSTORE門店王管理系統，希望能藉由客戶關係管理系統，對供應商評比、工廠稽核等資料，做更有效的運用與分析。 　　在現今M化時代，行動裝置的盛行，集山未來也將陸續導入行動點餐、管理應用，並廣泛運用至各部門、各領域，將作業流程能夠與公司緊密結合。集山認為企業E化不只是對公司在實務營運面向的管理，也希望能藉著系統來建構出溝通傳遞的橋樑，讓員工可互動分享資訊，對於公司文化的傳承也有很大的幫助。 　　林執行長分享，系統化最重要是能做到一點：「中央掌控，地方分權。」這是未來台灣連鎖服務產業走向國際化的重要關鍵點。

↑TOP