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WebISO導入案例:工信工程
【公司名稱】 工信工程股份有限公司
【採訪日期】 2014年5月5日
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 營造業
【 受 訪 者 】主任 高孟瑜、助理管理師 何沛倫
【堅持信譽、理念、責任的工信工程】


工信工程五大經營理念:
安全 - 工程零事故,全員有保障
品質 - 以百年使用為原則,講求內含實在
進度 - 整體控管,戮力達成完工時效
環保 - 以自然為友,營造永續環境
成本 - 精確成本控管,保障股東權益
  工信工程為承攬政府重大公共工程位主,創立於1941年,參與了無數台灣重大的工程建設,包括十大建設、六年國建、十二大建設計畫,包括有捷運、高速公路、橋梁、隧道、民間建築、機場等,每一個功能都能如質如期的完工,也連年獲得政府頒發公共工程金質獎、金安獎、國家建築金質獎等優良獎項的肯定。 工信工程基於永續經營之理念,憑藉自我提升、縝密規劃、專業管理優勢能力,除了持續承攬公共工程之外,將在台灣積極投入土地開發、投資周邊產業,進行全方位的產業整合及擴張,持續追求「安全第一」、「品質至上」、「工期為先」、「成控為要」的工作理想目標,期能邁向世界級營造廠之規模。

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【無紙化:提升作業效率、貫徹環保理念】

  營造業與一般公司組織型態不同,營造公司通常須配合所承攬工程之位置設立辦事處,以便處理日常工務作業,而一般公司企業則是屬於集中型辦公。因此,各種專案工程所產生的各式文件,包含合約書、標單、價目表、估價單、設計圖、Know how、參考資料、紀錄資料、往來信函等眾多文件,這些文件數量會隨著專案持續進行而成倍數成長。
  工信工程營業範圍包含:營造工程類、建築工程類、建設開發類、水電空調工程類、營建建材類,由上到下的組織結構相當龐大,導致文件管理與調閱上非常困難。在導入WebISO之前,工信工程所有文件檔案皆是由人工手動方式整理及歸檔,由於不同工地都有各自不同的文件,不論是各項專案文件或是人事資料等,資源分散各處,時常因為工地結束後,該處的文件資料也隨之消失,嚴重影響處理效率、浪費紙本資源。

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【透過系統化分類管理,捍衛機密安全、有效提升管理效率】

  工信對於WebISO的應用,主要是用來做各種專案文件以及人事資料文件的管理,而且可利用WebISO系統內建的文件讀寫印權限控管技術,提供重要文件完善的安全性保護。管理者依照使用者權限設定,將內部文件僅開放給相關人員查閱,並限制公司同仁無法對重要機密文件進行下載,若有需要列印使用,例如稽核使用時,再利用紙本申請功能,列印給稽核單位查核使用。
● 機密文件權限管理:
◎ 可分別設定文件的簽核流程、權限調整
◎ 可設定文件機密等級,連文管人員也無法查閱

◎ 可依設置文件浮水印保全,在各工程文件套印個人姓名、下載日期與時間等資料,列印與畫面觀看或是存出PDF檔都會有個人浮水印


  高主任表示,為了提升工地在文件處理的效率,將各工地標案開始所產生的各式文件,包括合約書、標單、設計圖、詳細價目表等,從品管的角度,依照專案進行過程中的各項階段,將各類文件蒐集整理,到最後完工階段進行完整的歸檔作業。管理部將現有文件使用常態進行分析,詳細規劃出符合各階段使用的類別資料夾,提供完整且可以隨時查核的機能,使相關作業人員能夠適時及正確使用所需的文件檔案,大幅提升專案執行效率。

● 工程文件分類:依各工地建立資料夾,再將專案工程文件分類,讓文件條列清楚,提升文件調閱速度及處理效率


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【突破傳統作業,晉升現代化管理模式】

  工信工程創立至今已有73年的悠久歷史,在這快速變化的大環境中,為提升工程技術及工程品質,不斷學習、突破傳統、汲取最新的知識與技術,例如與加拿大龐巴迪集團及工研院,共同合作開發捷運文湖線軌道,從系統設計、零組件開發設計,測試到開模生產從無到有,成為台灣第一家具有鋼製軌道行駛路面統包經驗的公司。
  主任分享,由於公司員工早已習慣傳統紙本作業方式,平常也非常少機會使用電腦,最多僅使用email做簡單的溝通管道,所以對於新系統的導入,普遍都反應使用上很不習慣,尤其在請假、排班的人事作業。因此在導入的初期,管理部對員工提供一年紙本與電子化方式並行的緩衝期,讓員工習慣及了解系統的各項功能。從98年開始導入至今,因著文管系統帶來的便利與安全機制,讓工信工程突破了傳統瓶頸,逐步建立起現代化經營的管理模式。

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