FlowMaster,WebISO導入案例專訪

國泰電業-文件與流程數位化管理

國泰電業導入新人類資訊科技的WebISO 企業品保文件系統,有效管理全台合作發電案廠的合約,並導入FlowMaster BPM商業流程表單系統,將不同廠商的付款資訊整合進ERP系統,讓內部作業更加流暢,簽核流程層層把關,有效控管作業進度。
【公司名稱】 國泰電業股份有限公司
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 太陽能發電案廠
【受訪者】  林治邦 副總經理、資訊 林子涵


【開啟壽險投資太陽能電廠之先河】


 「永續國泰、與鄰常在」是國泰人壽實踐環境保護、減緩地球暖化之願景,也是開啟壽險資金投資太陽能電廠之先河,是業界時間最早、規模最大的代表。

     國泰電業成立於2017年為國泰人壽攜手集團旗下三井工程,合資成立的太陽能專案投資公司,除配合政府引導保險資金投入公共建設外,更用實際行動支持太陽能產業發展,支持再生能源轉型,為地球暖化善盡企業責任。並深耕國內太陽光電市場,整合集團資源優勢,投資太陽能電站遍佈全台,未來將持續擴大投資開發中。


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【減碳落實在內部合約文件電子化管理】


  國泰電業成立之初,公司內部流程是從紙本作業開始,等到運作穩定後,開始將ESG的理念融入公司治理,期望降低紙張應用文件電子化管理,評估多家廠商後,確定導入新人類資訊科技的WebISO 企業文件管制系統。


  國泰電業與發電案廠以租賃為主,首先要找到可以承租的場地,雙方確認細節後,進行合約及保險的簽訂,再通知廠商設置太陽能電板的設備,並跟台電做電網申請,等到設置完成,產生太陽能後就形成收入,以上的每個環節都需要合約的保障。

  發電案廠遍及全台,數量高達上百家,雙方合作需要簽訂數種不同的合約類型,國泰電業導入新人類資訊科技的WebISO 企業文件管制系統後,可以有效管理數量眾多的合約,還能同時將公司各部門的內部文件,上傳到WebISO 企業文件管制系統,方便跨部門點閱查找。

導入WebISO PRO合約文件管制系統效益:
  • 資安保護:合約文件有效控管,可限定特定人員讀取和下載。
  • 節省時間:提醒合約有效期間,不用費時一一確認。
  • 方便檢索:人員透過關鍵字搜尋,快速方便調閱。

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    【電子化流程節省作業時間、降低錯誤率】


       和每個發電案廠的合作,除了管理合約,還需注意付款的相關細節,合作對象包含發電案廠、電板的建置商和保險公司等,每個廠商付款的日期和條件都有所不同,財務會將付款細節,建檔在正航的ERP系統。


      如果讓同仁直接在ERP系統作業,可能無法做到多重審核把關的動作,因此考量到內部同事作業順暢和資訊正確,故導入新人類資訊科技的FlowMaster BPM商業流程表單系統。以收入及費用申請單為例,內部同仁需要先確定單據相關類型,在FlowMaster BPM表單系統上做申請,經主管及相關部門審核後,才會將資料整合進正航系統,再做撥款的動作。


    導入FlowMaster BPM電子流程系統的效益:
  • 時程掌控:流程透明,申請單位可以掌握簽核進度。
  • 多重把關:經由相關單位審核確認,資訊整合進ERP系統付款。
  • 節省成本:電子表單流程可節省紙張成本,也節省內部溝通時間。

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    【ESG不只是目標,更是深入企業DNA】


      2022年國泰金融集團邁入60周年,走過一甲子,深刻體認到,企業要長久經營與發展,必須照顧客戶、員工及股東,重視社會與環境,才能成為兼具「永續表現」與「企業獲利」的優質企業,展現長期競爭力。國泰電業秉持國泰集團永續的精神,以科技創新、企業永續ESG為兩大DNA,前瞻地擘畫營運願景,穩步前行。


      國泰集團將企業永續ESG視為重要使命,開始推動 「No ESG, No Money」,不僅要自己好,還希望用集團的影響力化為動力,去議合企業,讓全台灣產業一起好,一起永續、一起減少碳排。尤其,台灣經常有地震、颱風侵襲,更易受氣候變遷的衝擊,所以更是要有「No ESG, No Taiwan」的觀念。國泰集團作為臺灣最大的機構投資人,期許「好,還要更好」,繼續做好永續發展先行者的責任,聚焦氣候、健康、培力三大ESG主軸,發揮自身的影響力。


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