作者：Eddie Lin
國人的服務品質一直都是台灣的驕傲，越來越多年輕人畢業後，選擇投入服務產業，全國GDP 服務業已佔69.16%，是台灣經濟發展非常重要的產業，要如何達到最高的服務品質，除了員工的教育訓練之外，標準作業流程、企業的內部管理、機密文件管理、資訊安全更是提昇服務品質的重要因素。
傳統「服務業」文件管理的問題
服務產業皆會有許多證照、執照及合約文件，但由於傳統文件管理常常散落無章，琳瑯滿目的文件容易遺失、機密文件被竊取外洩，避免造成整體營運上的問題，因此必須嚴格掌控這些文件！
文件管理：資料庫化＋雲端化管理架構
WebISO，每份文件會有一個實施日期，跟終止日期，只要終止日期到了，就會變成逾期文件，系統即會發出提醒。文管人員可以設定在逾期前多少日(如:30日前)，通知相關人員對文件做【改版 / 廢止】處理，便可有效對證照及合約書文件進行逾期管理。
「服務業」主要的文件應用類型
WebISO可依照部門、功能應用來進行分類，並設定好每個資料匣查閱與上傳權限，可運用在合同、證照、檢驗報告、門店平面圖、政府文件、規章制度、核價單、供應商三證一書、簽呈等，將所有文件資料便於保存、整理、調閱，將大量且繁雜的文件管理工作變為更加輕鬆，大幅節省人力作業成本的支出。
「服務業」導入文管平台的效益
擴店發展時，如遇人員組織調動可指派代簽核人，避免簽核卡關，增加展店的速度與效率，也可批次上傳大量文件及附件，不再翻箱倒櫃找尋文件，還可將常用文件加入個人首頁，方便快速擷取文件資訊，過往在文件上容易遺失、掉單，現在可直接電子化追蹤文件進行關卡，需要大量人力進行的催單，也可透過自動sms/mail通知，並增設索引方便查詢，並可匯入截圖軟體防止員工使用任何截圖軟體竊取文件。
85度c(上海)導入的效益：
1. WebISO雲端電子化文管平台可將文件管理整合：資訊安全、流程管理、版本管理、文件效期提醒等自動化作業管理
2. 可以妥善協助連鎖產業在文件管理作業與資訊安全方面，提供全面性的管理及保障，並且可以協助連鎖企業降低風險、節省成本、提高營運績效。
悟饕池上便當(集山實業) 導入的效益：
1. 採購、維修：統一管理各門市的需要與需求，透過電子流程達到及時性、整合性、準確性。
2. 文宣廣告：經由系統申請，經過長官確認審批後方能執行，流程系統化，表單簽核必須照流程進行，清楚掌握，準確執行。
3. 設備申請：因各部門設備申請單位不同，透過流程，將申請程序變簡單。
特力集團導入的效益：
1. 過去是採用紙本作簽核，簽核時效往往曠日廢時，導入WebISO文管系統後，解決了文件管理以及文件簽核的問題。
2. 公司同仁有需要檢視公司的SOP文件，會依照權限的控管進入ISO做讀取以及查閱，此外，因應資訊安全以及文件保密，限制同仁不得對文件進行下載，更進一步達到資訊安全的掌控。
3. 以往需倚賴人工查訊、電話及郵件催單，現在可自動郵件及訊息催簽通知。
每個小細節都用心，在乎客人所在乎的，服務是很有學問的！
新人類資訊亦是如此，每個小細節都用心，在乎每個企業所在乎的！ |
