連鎖門店合約管理應用

　　合約是兩人或以上的當事人之間所達成的協議證明，此協議也必須在法律上有可以強行權利與義務，從人與人之間到人與店之間、店與企業之間，甚至是企業與企業之間，這些琳瑯滿目的合約交錯著紙本、電子檔等多樣式，在工作上繁瑣的事很多，還得花更多心思整理合約，究竟該如何有效率的管理呢？又為什麼合約需要管理？如果不管理會衍生出什麼問題？

首先了解什麼是合約管理？
合約管理是指合約所商議及簽訂的內容，從開始義務履行至完畢為止，在這段時間內所有的行為與作業過程，進行管理收納。

　　現在越來越多企業走向國際，不僅在台灣有數十百家分店，甚至也開始向國外展店，從一家門市來看，它需要俱備與房東的簽約、認可的營業執照、供應廠商的合約、該地政府的文件...等，但這只是單一一家門市，如果有遍及全球各地的上百家門市呢？合約數量的龐大絕對是無法想像的！所以以最有效率的方式來管理連鎖門店的合約文件是非常重要的課題。

在中國擁有500多家門市的85度C，在合約文件、檢驗報告、門店平面圖、政府文件、規章制度、營業執照、許可證、重要機密文件等，使用新人類資訊的WebISO管理之下，將各種文件改版、權限控制、調閱、文件公告、資訊、文件關聯、簽核紀錄等，透過系統進行全面性的管理輔助，改善人工作業的不便、降低人為管理的錯誤率，讓作業效率獲得更進一步的提升。

家樂福的文件管理系統中的文件、合約量高達82,000多份，2000個資料夾，大致上分成十大類，各部門在過往是使用紙本的方式管理，但大量的文件資料，如果要調閱資料時，會非常的沒有效率，後來採用了WebISO文管系統系統提高了效率，最重要的文件安全得以控管，可以依照使用者的身份給予不同的權限，特定文件還可以只提供給相關作業同仁及負責業務讀取。

　　為了輔助服務業更全心投入於服務中，WebISO文管系統不斷的創新提升，不僅一般企業能夠使用，連鎖門店各行業也能得到極大的效益，例如：以往連鎖服務業常用的SOP文件、重要規範都必須一件一件去修正、機密文件也無法依角色給予不同權限、簽呈文件時常卡住不知去向、查詢文件合約的效率緩慢….等，在導入WebISO文管後，現在都得到與以往不同的改善。