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【白蘭氏】WebISO 導入案例專訪



(白蘭氏三得利台灣分公司資深副總裁 黃小琳與臺灣跆拳道國手 劉威廷合影)
【公司名稱】 馬來西亞商白蘭氏三得利股份有限公司
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 食品製造業
【受訪者】  資訊部 陳美齡經理

案例專訪大綱:
  • 白蘭氏公司簡介
  • 導入前的管理方式
  • 安全控管合約文件
  • 白蘭氏雙認證鷄精



  • 【白蘭氏公司簡介】


      白蘭氏屹立全球超過 185 年,亦深耕台灣彰化超過 40 年,以獨創工法精煉的白蘭氏鷄精,源於1820年由英國白金漢宮御廚韓溫白蘭(H.W.Brand)所發明,並於1835年創建白蘭氏品牌,在英國設廠生產白蘭氏鷄精,自此行銷全世界二十餘國。而白蘭氏旗下除了鷄精,亦開發滴鷄精、養蔘飲、葉黃素、燕窩、蜆精等多元保健飲品品類,專業形象廣獲消費信賴,以成為亞太區保健食品標竿企業為目標。

      身為保健食品的領導者,品牌致力於『潛能探索』(Unlocking Potential) ,深信保健食品能啟動人體健康、倡導打好健康基礎以充分發揮生命潛能。公司進一步將此理念延伸至在地公益行動,自1996年起陸續贊助多項促進健康、鼓勵運動以及關懷社會、回饋鄉里的公益活動。近年投入資源,長期贊助台灣選手營養補給品,致力成為選手們的健康後盾,包含此次參與東京奧運的鄭怡靜、陳傑、連珍羚等台灣各領域菁英選手,並扎根基礎,照顧在地運動選手,提供最完整的運動守護計畫,期許菁英選手以及明日之星們都能發揮最佳表現,突破自我,為國爭光。

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    【導入前的管理方式】


      白蘭氏的核心理念,是藉由保健食品提升全人類健康、以發揮生命潛能,是消費者健康照護的最佳後盾,從小時候唸書考試一路到長大出社會,白蘭氏的產品一直陪伴著我們的每一個日常;由此可知白蘭氏在台灣已是家喻戶曉的知名品牌,40年以上的經營也累積了大量的紙本產品文件、合約,在導入WebISO文管系統前是使用File Server將文件依照目錄存放,並使用Excel管理進度,導入文管系統時有三個主要因素:


    一、位於彰化的工廠當時正準備要汰換設備,也因為有很多的文件要存放,希望購買比較大的File Server,後來又考慮到有許多機密文件及權限設定要管控。

    二、過往法務的合約都是用紙本及Excel管理,例:合約在簽呈的時候,要先把所有資料紀錄在Excel上,包含合約的起訖時間,到期的前三個月時再通知同仁要記得續約,每個月都要花3~5天的時間在整理這些資料;而有些雖經過提醒卻還是過期的合約,法務也要繼續追下去,還要跟主管報告,這樣的報告也要再次整理,有些經過提醒會開始進行合約的流程,但這些過程都是email在溝通,信件的頻繁來往就會耽擱到其他工作事項,也很難分辨記載對方是否收到已讀與否,上述的過程花了很多時間在追查、報告、溝通。

    三、除此之外還有距離的原因,主要辦公室位於台北,工廠則在彰化,當要做庫存調用時,台北這邊簽完單要請倉庫出貨,倉庫出貨完後還要回來確認出貨的狀況,這些也是透過mail在溝通,必須先將填好的Excel表印出來簽名,再做成附件用mail寄過去,流程中也有可能沒注意到漏信錯失合約時機,又要變成電話確認追蹤,每年的稽核也要透過這些紙本文件與信件,缺一不可,在稽核上也是不方便的,總之在文件往返與保管上舊有的方式非常不便。
    以上總總就是導入WebISO文件合約管理平台的契機,希望解決合約調閱以及稽核的不便。

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    【安全控管合約文件】


      導入WebISO文件管理平台兩年的時間,大多數同仁普遍認為在合約管理上比過往的方式便利許多,尤其是每個月要產出報表給主管,這些報表中有哪些合約是逾期的,以往要在Excel上一份一份去看,而且Excel的內容還必須正確無誤,不然整理好的資料很有可能還是錯誤的。
      現在WebISO系統已經分好逾期的、即將逾期,然後直接一鍵匯出就可以得到結果,還有哪些正在簽核的文件合約,目前進行到哪,也可以透過系統匯出,WebISO將文件合約的狀態不斷維持在最新,也透過WebISO的自動上架功能File to ISO,將文件掃描進WebISO文管後自動上架到各分類資料夾,節省了非常多人力成本時間!

      過往的紙本文件、mail信件都得完整留下來,只要不小心誤刪或遺失都很麻煩,再者每個人一個月可能2、30件文件,每個部門1、200件,一年就是上千份文件,每個人可能又有自己的編碼方式,沒有統一的邏輯;現在只要依照WebISO系統自行設定的參數產生的標準書編號,此標準書編號數字也剛好符合SAP的規範,這樣剛好兩全其美,有統一制定的標準書編號也可供之後SAP ERP勾稽使用。

    白蘭氏文件分類
    白蘭氏的文件分類大方向是用部門區分的,截至2021年9月共存放了30016 個文件,分為:OA辦公、WH倉庫、PROD生產、QA品保、Legal法務、Procurement採購,工廠有通過ISO認證,因此也有一個專門在放ISO文件。

    PROD生產紀錄:在工廠生產鷄精、養蔘飲,這些產品要經過過濾的手續,他需要蒸煮到幾度,這些都需要設備的紀錄,工廠有程序跟規範,每個步驟都要按照規定的SOP去執行,日後稽查時也可透過WebISO調閱生產紀錄去查詢每一次的生產過程所有的紀錄,有些機器產生的文件過往也是放在File Server上,有些人員交接或不小心誤刪,WebISO可以設定權限,針對多數使用者是不能直接刪除文件的,這樣的權限設定可避免誤刪等狀況發生,即便廢止都可以查詢的到!


    QA品保:從生產的原料、填充的罐子到實際生產出來的產品全部的檢驗報告,全都保存在QA文件分類裡。

    WH倉庫:工廠生產完之後要出貨到主要的大倉,例:鷄精也會出口到美國…等,詳細記載這些出貨紀錄。

    非生產使用庫存:用於活動以及合作交流上,當需要領用商品時,這些非販售的商品就可透過WebISO裡存放的標準程序方式領用,之後也會將請領需求改到FlowMaster BPM上開發成電子流程表單。

    Legal法務:存放行政文件、衛生局來函的存檔以及公司大小章的申請,譬如彰化的工廠有些來自衛生局的公文,但需要使用到台北的大小章用印,這些文件的回函跟法務有相關,因此歸類在法務單位。

    Procurement採購:上傳報價單以及採購申請的文件存放於此。

    白蘭氏導入了WebISO文管平台以及FlowMaster BPM電子流程平台,資訊部 陳美齡經理認為一開始導入WebISO文管平台可以讓同仁們先習慣使用系統,也藉此收集大家的需求,最終可以得知哪些需求適合在BPM上開發成電子簽核表單,現在已將所有文件存放進WebISO文管,此舉可提高文管使用率,並讓大家習慣上手文管的操作與帶來的便利。

    早在兩年前白蘭氏即開始數位轉型導入WebISO文管平台、FlowMaster BPM電子流程平台,因此即便遇到今年五月的這波疫情,同仁們採分流上班,但在調閱文件合約作業上絲毫不受到任何影響,一切如常進行,由此見證,企業當時辛苦的轉型都是為了將來的開花結果,在整個世界大環境的千變萬化中屹立不搖做了最好的選擇!

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    【白蘭氏雙認證鷄精】


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      「黑醋栗+金盞花葉黃素精華飲」同樣含有5:1的葉黃素與玉米黃素比例、維他命E與黑醋栗,提供基礎晶亮保養。而「強化型金盞花葉黃素精華飲」則多添加4毫克的蝦紅素,萃取自紅藻的蝦紅素,屬於植物性配方,能夠放鬆舒緩、舒適有感,提供人體養護晶亮的優良保護力。除此之外更於2020年再推出新型態商品「葉黃素精華凍」,將葉黃素與玉米黃素=5:1的配方比例,巧妙結合果凍ㄉㄨㄞ ㄉㄨㄞ的絕佳口感,既是保健品、更像是零食,美味又方便攜帶,養成孩子主動攝取的好習慣。


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