白蘭氏-WebISO轉型數位迎接挑戰
早在兩年前白蘭氏即開始數位轉型導入WebISO文管平台、FlowMaster BPM電子流程平台，因此即便遇到今年五月的這波疫情，同仁們採分流上班，但在調閱文件合約作業上絲毫不受到任何影響，一切如常進行，由此見證，企業當時辛苦的轉型都是為了將來的開花結果，在整個世界大環境的千變萬化中屹立不搖做了最好的選擇！【導入範圍】 台灣
【主要業務】 食品製造業
【受訪者】 資訊部 陳美齡經理
【白蘭氏公司簡介】
白蘭氏屹立全球超過 185 年，亦深耕台灣彰化超過 40 年，以獨創工法精煉的白蘭氏鷄精，源於1820年由英國白金漢宮御廚韓溫白蘭（H.W.Brand）所發明，並於1835年創建白蘭氏品牌，在英國設廠生產白蘭氏鷄精，自此行銷全世界二十餘國。而白蘭氏旗下除了鷄精，亦開發滴鷄精、養蔘飲、葉黃素、燕窩、蜆精等多元保健飲品品類，專業形象廣獲消費信賴，以成為亞太區保健食品標竿企業為目標。
身為保健食品的領導者，品牌致力於『潛能探索』(Unlocking Potential) ，深信保健食品能啟動人體健康、倡導打好健康基礎以充分發揮生命潛能。公司進一步將此理念延伸至在地公益行動，自1996年起陸續贊助多項促進健康、鼓勵運動以及關懷社會、回饋鄉里的公益活動。近年投入資源，長期贊助台灣選手營養補給品，致力成為選手們的健康後盾，包含此次參與東京奧運的鄭怡靜、陳傑、連珍羚等台灣各領域菁英選手，並扎根基礎，照顧在地運動選手，提供最完整的運動守護計畫，期許菁英選手以及明日之星們都能發揮最佳表現，突破自我，為國爭光。
【導入前的管理方式】
白蘭氏的核心理念，是藉由保健食品提升全人類健康、以發揮生命潛能，是消費者健康照護的最佳後盾，從小時候唸書考試一路到長大出社會，白蘭氏的產品一直陪伴著我們的每一個日常；由此可知白蘭氏在台灣已是家喻戶曉的知名品牌，40年以上的經營也累積了大量的紙本產品文件、合約，在導入WebISO文管系統前是使用File Server將文件依照目錄存放，並使用Excel管理進度，導入文管系統時有三個主要因素：
一、位於彰化的工廠當時正準備要汰換設備，也因為有很多的文件要存放，希望購買比較大的File Server，後來又考慮到有許多機密文件及權限設定要管控。
二、過往法務的合約都是用紙本及Excel管理，例：合約在簽呈的時候，要先把所有資料紀錄在Excel上，包含合約的起訖時間，到期的前三個月時再通知同仁要記得續約，每個月都要花3~5天的時間在整理這些資料；而有些雖經過提醒卻還是過期的合約，法務也要繼續追下去，還要跟主管報告，這樣的報告也要再次整理，有些經過提醒會開始進行合約的流程，但這些過程都是email在溝通，信件的頻繁來往就會耽擱到其他工作事項，也很難分辨記載對方是否收到已讀與否，上述的過程花了很多時間在追查、報告、溝通。
三、除此之外還有距離的原因，主要辦公室位於台北，工廠則在彰化，當要做庫存調用時，台北這邊簽完單要請倉庫出貨，倉庫出貨完後還要回來確認出貨的狀況，這些也是透過mail在溝通，必須先將填好的Excel表印出來簽名，再做成附件用mail寄過去，流程中也有可能沒注意到漏信錯失合約時機，又要變成電話確認追蹤，每年的稽核也要透過這些紙本文件與信件，缺一不可，在稽核上也是不方便的，總之在文件往返與保管上舊有的方式非常不便。
以上總總就是導入WebISO文件合約管理平台的契機，希望解決合約調閱以及稽核的不便。
【安全控管合約文件】
導入WebISO文件管理平台兩年的時間，大多數同仁普遍認為在合約管理上比過往的方式便利許多，尤其是每個月要產出報表給主管，這些報表中有哪些合約是逾期的，以往要在Excel上一份一份去看，而且Excel的內容還必須正確無誤，不然整理好的資料很有可能還是錯誤的。
現在WebISO系統已經分好逾期的、即將逾期，然後直接一鍵匯出就可以得到結果，還有哪些正在簽核的文件合約，目前進行到哪，也可以透過系統匯出，WebISO將文件合約的狀態不斷維持在最新，也透過WebISO的自動上架功能File to ISO，將文件掃描進WebISO文管後自動上架到各分類資料夾，節省了非常多人力成本時間！
過往的紙本文件、mail信件都得完整留下來，只要不小心誤刪或遺失都很麻煩，再者每個人一個月可能2、30件文件，每個部門1、200件，一年就是上千份文件，每個人可能又有自己的編碼方式，沒有統一的邏輯；現在只要依照WebISO系統自行設定的參數產生的標準書編號，此標準書編號數字也剛好符合SAP的規範，這樣剛好兩全其美，有統一制定的標準書編號也可供之後SAP ERP勾稽使用。
白蘭氏文件分類
白蘭氏的文件分類大方向是用部門區分的，截至2021年9月共存放了30016 個文件，分為：OA辦公、WH倉庫、PROD生產、QA品保、Legal法務、Procurement採購，工廠有通過ISO認證，因此也有一個專門在放ISO文件。
PROD生產紀錄：在工廠生產鷄精、養蔘飲，這些產品要經過過濾的手續，他需要蒸煮到幾度，這些都需要設備的紀錄，工廠有程序跟規範，每個步驟都要按照規定的SOP去執行，日後稽查時也可透過WebISO調閱生產紀錄去查詢每一次的生產過程所有的紀錄，有些機器產生的文件過往也是放在File Server上，有些人員交接或不小心誤刪，WebISO可以設定權限，針對多數使用者是不能直接刪除文件的，這樣的權限設定可避免誤刪等狀況發生，即便廢止都可以查詢的到！
QA品保：從生產的原料、填充的罐子到實際生產出來的產品全部的檢驗報告，全都保存在QA文件分類裡。
WH倉庫：工廠生產完之後要出貨到主要的大倉，例：鷄精也會出口到美國…等，詳細記載這些出貨紀錄。
非生產使用庫存：用於活動以及合作交流上，當需要領用商品時，這些非販售的商品就可透過WebISO裡存放的標準程序方式領用，之後也會將請領需求改到FlowMaster BPM上開發成電子流程表單。
Legal法務：存放行政文件、衛生局來函的存檔以及公司大小章的申請，譬如彰化的工廠有些來自衛生局的公文，但需要使用到台北的大小章用印，這些文件的回函跟法務有相關，因此歸類在法務單位。
Procurement採購：上傳報價單以及採購申請的文件存放於此。
白蘭氏導入了WebISO文管平台以及FlowMaster BPM電子流程平台，資訊部 陳美齡經理認為一開始導入WebISO文管平台可以讓同仁們先習慣使用系統，也藉此收集大家的需求，最終可以得知哪些需求適合在BPM上開發成電子簽核表單，現在已將所有文件存放進WebISO文管，此舉可提高文管使用率，並讓大家習慣上手文管的操作與帶來的便利。
早在兩年前白蘭氏即開始數位轉型導入WebISO文管平台、FlowMaster BPM電子流程平台，因此即便遇到今年五月的這波疫情，同仁們採分流上班，但在調閱文件合約作業上絲毫不受到任何影響，一切如常進行，由此見證，企業當時辛苦的轉型都是為了將來的開花結果，在整個世界大環境的千變萬化中屹立不搖做了最好的選擇！
【白蘭氏雙認證鷄精】
白蘭氏雙認證鷄精擁有50篇以上國際專業科學期刊認證多種功效，增加思緒靈活清晰，進而加強專注力。每天飲用，能促進新陳代謝、增強體力，調節身體機能，15分鐘有效提升新陳代謝，增加運動後之體力恢復及減少疲勞。體力有感，強化免疫力，讓你時時刻刻有備而來!
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白蘭氏雙認證鷄精_雙重戰力篇
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