美仑饭店位于四季分明，气候宜人的花莲，硬件规划设计
上以自然环境之保育及舒适健康的休闲型态为主，自民国八十三年成立至今，本着卓越的服务质量及精致的环境设施，俨然已经成为国际级远近驰名的渡假休闲饭店。 随着周休二日的实施
，国人日益重视休闲旅游，而花东地区的人文风情与得天独厚的自然环境，已经成为最热门的旅游地点，每到旺季总是涌入大量的渡假观光人潮。 |
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 | 为什么要导入WebEIP |  | |
| 为了维持一贯精致的服务质量， 美仑饭店的全体员工人数已接近三百人，随着业务量的快速成长，除了花莲当
地之外，并已陆续在台北和高雄成立业务部门，提供各地区客户更贴心的服务。 因为这样的关系，美仑饭店在于各种信息流的管理、各部门之间的沟通协调和资源的整合利用上，必须寻求
一个更有效率、更简易导入的企业内部信息管理系统。 |
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| 使用传统管理方式遇到的问题 | | |
根据美仑饭店信息部陈副理的表示，以往公司内部在于人员的沟通上，由于办公室横跨了花莲、台北、高雄三个地方，所以在业务管理上除了以电话和传
真联络外，都是透过 E-mail来传递重要的讯息通知，但使用传统的管理方法会遇到以下问题： | 1.并非所有工作人员都会操作及随时收发 MAIL，无法使信息在传达时实时化。
2.业务人员常常不在办公室工
作，无法在外实时接收公司讯息。
3.大量电子文件的传送，加重信息系统与人员的负担。
4.无系统化的文件管理，影响工作效率。 |
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| 看得见的效率、零距离的管理 | | |
| 美仑在导入 WebEIP 之前，原本柜台人员是以独立管理系统作业，并透过网络来查询各种信息，所以对于浏览器的操作已经相当熟悉，而以
Web 技术研发而成的 WebEIP ，只要透过浏览器就可以完成所有功能的操作，让美仑的工作人员在学习时能够在非常短的时间里就能上手，对于每天要面对繁重事务的工作人员来说，能够
不需要花太多的心力就可以熟悉新的系统，自然员工的接受度就高，而系统的使用普及率也就相对提升。 |
零距离的
管理：
在工作时，柜台、接待人员、业务只要透过浏览器登入系统，不论何时何地都可以上线工作，公司在管理上也相当方便。 |
讯息实时通知，公告沟通无障碍 ：
未导入 WebEIP 之前，美仑在发布新讯息时都是透过纸本或
口头传达给员工，如此常常会因为工作人员或业务因为任务关系不在办公室，所以就无法实时接获讯息，造成工作困扰。 |
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导入 WebEIP 后，透过「讯息通知」的功能，将公告、信息实时传达给不在
办公室的工作人员或业务，这些人员只要在外使用网络登录系统后就可以马上接收到新讯息的通知，了解公司最新的信息。另外，对于不便上网的工作人员，更可透过讯息通知内简讯发送
的功能，让 重要的讯息百分百不漏接。 | | |
掌握项目进度，提升协同工作效率：
当客房部门需要新的设备、餐厅部门需要更换新的餐具、或是各部门同时执行一个项目时，使
用传统的协商、开会检讨方式，对工作人员来说既麻烦又没有效率。 | |
在导入 WebEIP 后，透过「项目进度」的功能，执行人员从系统中可以清楚掌握项目的时程进度，了解执行人员的
工作状况；在各部门协同工作时，也可以透过共同项目进度的控管，解决延迟进度的原因，大大的提高项目执行的效率。 |
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资源共享好处多，企业资源不浪费：
员工在接收电子
邮件时，收到同事或公司所寄的公告文件或档案，常常会搞不清楚这封邮件的内容是否为最新的版本；或是透过大量转寄，造成公司邮件服务器的大量负载，更造成信息管理人员的负担，
浪费公司资源。 | |
美仑在导入 WebEIP 之后，就透过「档案分享」的功能，将档案分门别类的放在系统上供员工下载；如果有新的版本上线，也
会透过讯息通知的方式告知员工更新，如此不但可以让员工快速的取得公司最新的信息，也能有效控管档案，更大大减少信息人员的工作负担。 |
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| 有效率的会议、有竞争力的美仑 | | |
在线查询场地状况，有效执行场地控管：
展会人员在开会
之前，会先透过「场地租借」查询目前场地的使用状况，再提出场地租用的申请；而各场地的管理人员则透过系统了解场地的使用状况，核定展会人员的申请，避免重复预定场地的冲突。
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利用行事历功能，完善时间管理：
以往美仑在开会时，员工都是将开会时间和自己的工作行程自行记录，如果遇到公事繁忙时，甚至有时会不小心错过了开会时间；或因为需要安排开会时间而打乱了自己的工作步调，造成
时间管理的困扰。
导入 WebEIP 之后，透过「行事历」的功能，只要将会议时间排入，就可以提醒自己什么时间要开会。而透过行事历的图表，一目了
然自己应该在什么时间完成什么事情，做好时间管理和工作分配。对于繁忙的美仑工作人员来说，这是个相当实用的功能。 |
会议记录上线，方便工作查询：
每当会议结束后，如果没有实时把会议中所决定的提案，或讨论的
结果完整的记录下来；或是没有提供一个查询的管道来让与会者查询会议的内容及结果，那么这个会议就会显得没什么意义，因为会议最重要的结果就是会议纪录。
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在导入 WebEIP 后，美仑的每一个大
小会议，都会透过「会议记录」的功能，将会议的过程结果登入到系统中以供员工后续的查询，并 WebEIP 将会议记录做分门别类整理和时间排序，让员工都能够快速的找到会议所做的决
定和相关数据，对于任务的推展有相当大的帮助。 | | |
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| 知识分享网络化，员工不断自我成长 | | |
| 传统的公司教育训练或新进人员训练必须在一个固定的时间，集合一定的人员，聘请专门的讲师对所有人进行制式化的教育，
往往这样的流程会耗费相当多的时间和资源，但所收到的效益并不见得很好。 |
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而对于美仑来说，要在繁忙的工作中安排
人员进行教育训练，碍于各部门的任务性质，往往没办法可以找出这些人共同的时间。所以自从导入 WebEIP 之后，即将教育训练网络化，让员工可以透过网站内的各种教育资源，自行安
排时间学习，无论新人的教育训练，或是资深员工自我进修，都可以透过 WebEIP 让员工自我不断获得成长。 | |
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| 精简客户数据系统，方便管理查德询 | | |
| 美仑饭店在未导入 WebEIP 之前，原本招待或客房人员在管理查德询客户数据时，必须透过复杂的顾客管理系统来整理客户数据，往往简
单的工作却因为复杂的操作系统而使得工作效率大幅降低。 |
| 所以在导入 WebEIP 以后，美仑开发出 Web 化的精简客户管理系统
，简化操作流程，让工作人员只要透过 WebEIP 简易的操作方式即可进行客户管理，对于第一线面对客户的招待或客房人员来说，这样的操作系统不但方便好用，更大大提高工作效率。
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| 未来的展
望 | |
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美
仑饭店自从导入 WebEIP之后，因为管理人员和基层人员已经将使用WebEIP当成日常工作的一部份，就算下了班以后也常常使用WebEIP来处理工作事务或在线学习，所以导入之后在相当
短的时间里就获得很大的成效。
美仑饭店信息部陈副理表示，未来将继续导入新人类信息的 WorkFlow建置平台—FlowMaster，来建置各种简化公司作业流程的表
单，例如申购单及请假单…等，让企业E化的脚步持续不断，提升公司内部的整体竞争力，让每一个美仑的工作人员在于公司管理的运作上都能以最少的心力，来获得最大的成效！
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