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【天成醫療社團法人天晟醫院】WebISO導入案例專訪


【公司名稱】 天成醫療社團法人天晟醫院
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 醫療業
【 受 訪 者 】營運長 邱俊傑、資訊室主任 林慧玟、資訊室高專 王汝楷

案例專訪大綱:


  • 重視健康、關懷社區、回饋社會的優質醫療體系
  • 在創新思維的領導之下,E化管理發展快速
  • 彈性的文件簽核流程,提升各單位間的溝通效率
  • 文管電子化對於知識管理、經驗傳承有很深遠的效益
  • 醫療業E化導入經驗分享
  • 秉持預防醫學目標,持續為社區健康把關


  • 【重視健康、關懷社區、回饋社會的優質醫療體系】

      重視優質醫療環境、提升醫療專業深度、充滿服務熱誠的天成醫療體系,目前擁有二間教學醫院、二家連鎖社區藥局以及一間長期照護中心,院區分別為:中壢天晟醫院及楊梅天成醫院。天晟醫院自2000年元月成立以來,提供中壢地區鄉親們專業醫療服務,為中壢市唯一的區域教學醫院,主要經營策略為:【病房設備飯店化、醫院經營社區化、醫院設備科技化、臨床診療服務業化、醫療資訊網路化】,除了提供優質的醫療環境之外,並持續提升高品質的醫療水準及服務。

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    【在創新思維的領導之下,E化管理發展快速】

      天晟醫院營運長 邱俊傑分享,天晟醫院在董事長追求創新的領導政策帶領之下,隨著IT產業的起飛、科技發展的進步,因此非常重視將科技資訊運用在醫療專業上,為了能對在地不同需求快速進行系統建置,所以在兩院所各有獨立編制的資訊團隊。

      為了加強兩院間的溝通,早在6年前已建置企業內部網路VPN專線,將兩院間的資訊串接起來,運用在多點視訊會議、資料傳遞等用途,由中壢行政中心依照整體營運方針為基礎,統一主導裡院間的資訊建置與營運管理。

      因著【醫療資訊網路化】的經營理念,天晟醫院很早就開始藉由E化管理來輔助人為管理,以最重要的電子病歷系統來講,除了將門診報告、影像報告、門診記錄單等進行電子化整合之外,更重要的是可以進行醫療輔助功能,系統可檢查病人資料,透過視窗彈跳警示,來提醒醫生病人用藥注意事項,以及所開的藥品是否會產生藥性衝突。這樣不僅是透過電子化管理來提升工作效率,更是可以降低醫療疏失的輔助效益。

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    【彈性的文件簽核流程,提升各單位間的溝通效率】

      邱營運長表示,在高度知識文件密集的醫療單位中,是非常需要一個完善的文件管理系統,由於董事長很願意投資在資訊科技的建置,在各項文件資料不斷累積之下,面臨到文件管理上的困難,對於文件的保存、效率以及安全機制,勢必需要一套完善的文件管理系統,在經過審慎評估之後,便開始導入新人類的WebISO文件管理系統。

      天晟醫院資訊室 林慧玟主任表示,光是單一檢驗科的是SOP文件就多達2、3百件,加上其他各單位的技術文件、操作手冊、作業規範等,文件資料數量相當的多,因此,利用WebISO文管系統的分類管理功能,可設定有效期間、版本與編號,並以分類樹狀結構進行管理,將所有文件分門別類,讓資訊單位可以更有效的進行各項稽核作業。 將文件依照醫療單位及各部門,將ISO文件、公文、合約書、教育訓練等進行分類

      在彈性的文件流程與簽核管理機能的運用上,資訊單位依照各部門的使用需求,透過權限控管機制,進行文件傳簽、申請調閱、線上查詢功能,大幅提升行政效率。另外如政府、衛生單位來函,也可藉著會簽、串簽的過程,讓重要文件可以快速知會各單位,並且進行意見蒐集與回饋,也利用時效提醒功能,確保文件都能在時效內進行處理。

    透過流程設定串簽、會簽功能及時效性,讓文件可即時通知及處理

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    【文管電子化對於知識管理、經驗傳承有很深遠的效益】

      天晟醫院高專 王汝楷表示,文件管理對醫院是非常重要的,文件類別大約分為:SOP文件、各類文件表單、政府來函、衛生單位來文、KM文件等,以醫院的KM文件來說,也是依照各流程來做分類歸檔。
      從各項計畫的擬定、計畫實施的辦法與內容、實施作業的稽查審核、實施過程各項資料紀錄、計畫實施後的追蹤作業,每項作業規範與方法,都有各自的文件,因此,對於這樣龐大的資料量,無法只是使用檔案櫃的紙本文件來做整理,而是非常需要一套完善的文管系統來做有效管理。

      由於區域教學醫院必須定期接受醫院評鑑,所有的健保評鑑條文、督考,每個條文都有固定的SOP(各項規範依據、執行流程等),天晟醫院就利用文件管控將SOP進行標準化作業,例如對外文件的往來,公文的處理,也透過WebISO的E化管理,讓各單位可以在同一份文件上快速進行意見交流,查詢相關歷史資料,以及協助管理中心審查各單位是否有確實執行各項作業規範。
      這些標準作業規範,就形成醫院專屬知識文件,天成醫院便透過文管電子化將醫院累積的各種經驗、寶貴資料妥善保存,因此,除了工作效率的提升,更重要的是未來對於知識管理的效益、經驗的傳承。

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    【醫療業E化導入經驗分享】

      邱營運長分享,在導入新的系統之時,難免會遇到員工反應不適應,甚至有可能會遇到抗拒的情況,原因在於員工看不到使用的好處、遇到困難無法及時獲得解決,或者是過去既使用類似系統的不好經驗影響,所以要推動的東西,必須可以解決員工需求,而非只是單一領導者意願。因此溝通是很重要的,需要事先做好導入規劃,讓員工了解系統、找到需求、評估問題,讓員工了解到這對未來工作是有幫助的。

    導入前:
    系統導入之前,可以先進行資訊的蒐集,在約2年前,天晟醫院便開始使用微信作為即時溝通的平台,在其中建立不同的群組,對於公司營運方面、資訊建置等,都可透過微信來溝通與討論,讓各部門員工可以藉由資訊的交流,先有基本的認知與共識,再與資訊部門討論資訊需求時,可以對於系統導入規劃更加完善。

    導入中:
    導入系統之時,最重要的是員工持續的教育訓練,要能夠發揮系統應有的功能,讓使用單位在使用上,可以符合當初導入系統時所設想到的好處,避免造成員工使用上的不清楚,影響到對系統的認知,反而導致工作效率變慢。

    導入後:
    系統導入之後,還必須持續關注實際使用的成效,新系統的導入,無非就是要提高作業效率,讓作業更加順暢。只要遇到員工使用上有任何困難,管理部就必須儘快將問題解決,讓每位員工得以正確運用各種新功能。只要能夠協助員工在工作上有幫助,對於往後各種新的資訊系統建置,一定可以獲得員工高度的支持,並且未來導入的過程也可更加順利。

      

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    【秉持預防醫學目標,持續為社區健康把關】

    在訪談的過程當中,我們了解到天晟醫院不只是把自己定位成治病的醫院,而是努力在近年非常熱門的預防醫學上。
      未來規劃將結合CRM系統,秉持預防醫學的目標,進行病歷資料分析,堆動社區衛生教育、免費醫療服務,提供行動醫療服務,社區、團體安排課程規劃(如減重班),走出既有醫院服務。
      要如何有效利用Big data,透過CRM進行健康管理,運用在有意義的預防醫學服務,讓醫院不只是治療疾病的地方,而是可以協助民眾遠離疾病,讓所屬的責任區域發病例下降,維持民眾身心的健康,將是天晟醫院未來重要的展望。

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