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WebEIP導入案例:上海一茶一座餐飲


一茶一坐成立于2001年,致力于發揚中國茶及餐飲的文化,打造一個國際化中式休閒連鎖餐飲的領導品牌。 一茶一坐企業總部位於上海,于2002年 6月在上海新天地展開華東第一家門店,截止2008年6月底門店總數已達70餘家(包含:上海、北京、杭州、南京、瀋陽、蘇州、深圳、廣州 、寧波、無錫、武漢、天津、義烏等)。

導入前完善的規劃,滿足前後台人員

2008年5月,一茶一坐開始導入新人類WebEIP系統作為全公司所有門店信息溝通的平臺,另外還使用新人類AutoWEB工具, 基於WebEIP開發內部的應用系統,將公司現有管理資料都整合在WebEIP系統中。


員工眾多,各門店單位統一管理
一茶一坐部門、門店很多,目前員工已經達到有6000多人。按照以往的管理模式,假設總公司有公告,要通知到各個單位,各個人員,對於行政單位來說將是很大的工作量。

資訊部 龔光宇部長 表示:透過一般員工使用公用帳號與重要管理人員帳號分流,降低至300個帳號,卻可以有6,000人的管理效果。達到以下成效:
 1.將眾多的店鋪、部門都納入到EIP系統的統一管理。
 2.減輕行政單位的工作負擔,實施效果卻加倍。


IT、人力資源、IT資訊部分工明確提升管理效益
 1.WebEIP的人事管理操作非常簡單,交給人力資源部來負責。
門店人員調動比較快,而對於公司組織架構的調整人力資源部是最清楚的,所以人員帳號的維護工作交給他們是最合適的選擇。
 2.減輕行政單位的工作負擔,實施效果卻加倍。

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擺脫傳統管理模式,加強內部溝通

  資訊部 龔光宇部長 表示:在尚未導入WebEIP系統之前,公司內部溝通以及管理都存在一些困難點。


1.E-Mail溝通不夠即時穩定
2.電話、傳真耗費成本高
3.員工人數多,門店分佈不同地區實時對工作日志,主管審核等工作進行批示
4.信息無法快速有效通知到各單位

而導入WebEIP之後,訊息通知、行事歷、公佈欄等等WebEIP標準的功能就解決了這些問題。



>>轉變以往使用習慣,以WebEIP為個人信息管理平臺

現在員工每天進公司,都已經非常習慣地登入EIP查看、回覆訊息通知、回覽表;查看公司最新的公告;管理個人行程等等……


將以往自己使用不同方式管理的各項個人資訊都整合在WebEIP的平臺來進行管理,大大提高了個人的工作效率。


>>訊息通知、回覽表替代E-Mail成為溝通平臺

1.訊息通知減輕Mail Server壓力
以往員工之間溝通可能主要就是通過發送電子郵件的方式。那麼如此多的員工以及各部門之間的郵件往來對公司Mail Server的壓力可想而知。


如今,員工之間溝通都採取訊息通知、回覽表的方式來做,大大減輕了Mail Server的壓力。

2.回覽表強制回覆意見,不可抵賴
回覽表必須要回覆發件人的機制避免了在電子郵件中使用者不理會讀取回條而否認自己有收到郵件的事件發生。


如今必須要讓對方知曉確認的事情,員工都會使用回覽表來發送。

3.簡訊功能:整合企業現有系統資源

一茶一坐還通過自己的開發,將EIP可發送短信即時通知的功能和自家配置的短信發送服務器整合起來。

將訊息通知等內容通過自家Server即時發送短信給相關人員,達到即時通知的功能。





>>電子公佈欄即時發佈公司公告

一茶一坐在不同地區都設有分公司,門店眾多且遍佈各地,最遠有到沈陽。按照以往公司發佈公告的方式,就比較麻煩且不夠迅速及時。

導入效益>>
1.節省了紙本公告帶來的成本
2.重大決定和政策變化都可即時公佈
3.沒有空間和時間的阻礙
4.即刻知曉公佈內容,大大提高溝通效率


如今他們轉變以往的模式,使用WebEIP電子公佈欄的功能,將公司內部的一些政策制度或者新聞訊息發佈給員工知曉。

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電子化會議紀錄與行程管理、檔案分享



>>員工行程,老闆一手掌握

一茶一坐一些部門的員工是需要經常在外巡視各門店的狀況並且回報總公司的。以往他們在外面的各項行程主管無法立即知曉也無從查起,只能電話抽查或者事後查對。對於主管 來說就非常的困擾。

導入效益>>
1.主管點選下屬行事歷即可直接掌握他的行程。
2.管理部門可以打印員工的行事歷和實際工作做比對。


如今,一茶一坐規定,當員工有外出行程時必須填寫清楚個人行程讓主管知道。


>>會議記錄加強了會議管理

幾乎每個禮拜,各部門都會有一些例會要開。現在只要開會結束,各部門就會將本次會議的內容整理成會議記錄公佈在會議管理區。

導入效益>>
1.會議報告、會議任務交派功能完善了會後工作的管理和監督。
2.會議記錄公開人員可查閱會議記錄,無需互相詢問。
3.提供了方便的會議記錄查詢功能。


龔部長說:在開會結束後,經常會有人問我要我會上答應他的一些東西,我就告訴他,你自己去看會議記錄吧……會議管理的功能真的是很好用。


>>檔案分享實現文件權限控管

一茶一坐將目前公司內部的一些檔案放在【檔案分享】區中供員工下載使用,並且控制開放權限,將文件只開放給有權限下載閱讀的人員,在EIP中對文件進行安全的管理。

導入效益>>
1.分享各種文件、訓練文件、報表、公用程式等。
2.透過簡單的公開對象,進行文件簡易的下載權限控管。
3.方便各種檔案快速分享、下載。


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整合豐富的後台資訊,加強WebEIP總管威力

一茶一坐資訊部的人力并沒有很多。從2008年6月開始,資訊部就使用AutoWEB工具,基於WebEIP系統,自己開發了一些應用系統,加強了公司已有資料的管理。包括:

1.店鋪信息查詢與管理
2.茶人卡系統
3.生日餐卡優惠管理
4.菜單成本管理…等資料登錄、查詢、更新的管理功能。



>>店鋪信息查詢

一茶一坐擁有70多家門店,在店鋪信息查詢系統中可清楚查詢到各店鋪的相關信息。包括店鋪地址、電話、傳真、開業日期和店鋪性質屬於直營店還是加盟店等等。


>>茶人卡系統

茶人卡是一茶一坐的會員卡。在EIP的茶人卡系統中,門店的店員可以新增茶人卡會員信息,也可通過各種不同的信息(卡號、電話、姓名……)查詢會員資料或者更新會員資料。


>>生日餐會記錄管理系統

一茶一坐的會員,如果在生日當月的任一天到一茶一坐的任一門店用餐都可獲得一份免費的套餐。

龔部長表示:之前沒有製作【生日餐會記錄更新系統】的時候,曾經有會員在生日當月到多家門店享受過免費套餐。
當時各門店只有記錄會員是否在自己的門店使用過生日餐會,但是卻不知道他是否有在別的門店使用過。所以導致一個會員可能會使用多次生日餐會的可能。
而完成【生日餐會記錄更新系統】之後,各店店員只要查詢該人員的生日餐會記錄就知道他是否曾經使用過本年的生日餐會,避免了之前的烏龍事件。

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未來系統規劃以及新人類的建議


>>應用系統的擴充和企業系統資源整合

龔部長 表示:目前一茶一坐公司內部還有其他的一些系統有在使用,例如:店務日誌管理系統是做店務日誌的統計,營業額、KPI的統計以及部門事項的管理; 報表統計分析系統是針對公司內部各類數據的分析報表。
之後,計畫應用系統能夠將公司內有關信息收集、報表統計系統的部份都整合在一起,真正實現企業系統資料的整合。

新人類 建議:WebEIP系統在AutoWEB工具的支持下能夠很容易的和其他一些異質系統做整合。在應用系統中就可以直接將這些系統的網站連結以選單的形式加入 進來。這樣使用者就無需另外再記一堆網站地址二互相混淆,只要在EIP直接點選系統選單就可以轉到系統頁面了。


>>建立公司教育訓練管理系統

龔部長 表示:一茶一坐管理部門不同職級的人員都需要接受不同的教育訓練的課程,並且有完整的考核制度。以往這些信息都沒有系統地在做統一管理。
之後,計畫針對這個部份在EIP系統中另外開發一個管理系統,對人員教育訓練的歷程做一個完整的記錄,便於人事部門做管理。

新人類 建議:針對系統開發的部份,如果資訊部有什麽困難點和疑難點都可以告訴我們,我們可以另外安排顧問輔導的方式來做協助,幫助系統完成。



>>導入新人類WebISO系統,加強文件安全管理

龔部長 表示:一茶一坐接下來會開始導入WebISO系統,將目前公司內部的各類文件都放在WebISO系統中進行統一的安全控管。

新人類 建議:建議可以先依據各部門文件管理需求的強弱程度來安排分批上線,而不是一次所有部門都開始使用WebISO系統。基於一些部門的文件可能還需要 和外部的廠商、單位做溝通,建議一茶一坐可以考慮再使用B2B Portal上下游廠商文件管理系統來加強這個部份的文件安全管理。

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