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家樂福導入WebISO文管系統專訪


【台灣第一零售集團】


  家樂福於1959年創立於法國巴黎,目前版圖遍及三大洲33個國家,全球約38萬名員工,有多種不同形態的店,如量販店、超級市場、便利商店、多管道零售...等,共超過10,000家店舖,是台灣第一、歐洲第一、世界第二的零售集團。在法國、西班牙、比利時、阿根廷、巴西及台灣等國家,皆為當地第一大量販業。

  1987年家樂福與統一企業合資成立家福股份有限公司,1989年開出台灣也是亞洲第一家分店,這些年間,台灣家樂褔以穩健的步伐開拓市場,目前全國店數超過70家。在量販業的經營上受到顧客持續的肯定,經中立的第三者市調結果顯示,”量販業的最佳品牌就是家樂福”。

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【解決繁雜的傳統紙本管理作業】


  家樂福在台灣已有78家門店,每一次的擴店設點都會有大量的合約,包括商品合約、開店合約、進出口合約、各項報表….等,在導入WebISO文管系統前,是採用傳統的簡易系統,只能單純的紀錄紙本置放位子,使用excel紀錄紙本存放於置物櫃箱子裡的編號,也無法將資訊文件與掃瞄檔合併在一起。

  一箱箱堆積如山的文件在找尋時非常不便,為了解決不完整的系統對文件管理造成的辦公困擾,因此導入新人類資訊的WebISO文管系統解決這些問題,幫助上下游整合、雲端文管、流程追蹤、安全控管等。

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【電子化更有效率的文件管理】


  家樂福的文件管理系統中的文件、合約量高達82,000多份,2000個資料夾,大致上分成十大類,各部門在過往是使用紙本調閱的方式,但因為大量的文件資料調閱速度太慢,現在採用了WebISO文管系統系統提高了效率,最重要的文件安全得以控管,可以依照使用者的身份給予不同的權限,特定文件只提供給相關作業同仁及負責業務讀取。

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【環環相扣的文管系統運用】


  家樂福在台員工高達11,000多人,大致分成四種類型:法務、資訊、門店、總部,所有重要資料都會使用WebISO文管系統,包括了每筆的交易文件也都在其中,譬如客人要查詢數個月前購買的商品,就可以快速查詢,盤點資料、也使用每個月監控上傳報表功能,對於文件管理比過往便利許多。

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【專屬於法務合約的調閱管理應用】


  因應不同的服務需求,為了幫助企業更提升作業效率,新人類資訊也提供客製化的服務,家樂福因北中南全省78家的門店,每一家門店的租約也都不盡相同,所以提出了常用的需求功能。

新人類資訊為家樂福客製了「租約摘要管理功能查詢」,可提供快速查詢每份與店家、廠商的租約。
1.客制專屬欄位:針對家樂福特殊合約管理需求,調整出文件上傳時專屬欄位。
2.合約分類欄位:將各式各樣的合約做清楚的分類,查閱時更有效率。
3.客製查詢:客製常用的租約摘要管理功能,提供快速查詢更方便作業。
4.店面管理:只需要透過後台管理人員,維護各分店的資訊。

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【服務業導入文管後,管理事半功倍!】


  為了輔助服務業更全心投入於服務中,WebISO文管系統不斷的創新提升,不僅一般企業能夠使用,服務產業使用也能得到很大的效益,例如:以往服務業常用的SOP文件、重要規範都必須一件一件去修正、機密文件也無法依角色給予不同權限、簽呈文件時常卡住不知去向、查詢文件合約的效率緩慢….等,在導入WebISO文管後,現在都得到與以往不同的改善。

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【超越自我,邁向世界第一零售集團】


  成果則來自於擁有完整的訓練體系、健全的經營管理機制,以及對於顧客的用心,也獲得了多方的肯定,並入選遠見雜誌傑出服務獎首獎及壹周刊服務第壹大獎,亦分別榮獲幸福企業獎及企業社會責任獎公益推廣楷模獎。
  在WebISO文管系統的輔助下,家樂福企業整合了龐大數量的文件合約,使得整體運作上更順利、更有效率,在未來不斷的開拓事業上更能心無旁鶩全心投入!

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