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>>成交客戶見證
美侖飯店資訊部陳副理:
在導入 WebEIP 以後,美侖開發出 Web 化的精簡客戶管理系統,簡化操作流程,大大提高工作效率。

振樺電子(FlowMaster)
一茶一坐(WebEIP)
北京君太百貨(WebEIP)
福華電子(FlowMaster)
匯豐汽車(FlowMaster)
陞達科技(WebISO)
康軒文教(FlowMaster)
靜宜大學(AutoWEB)
新巨企業(WebISO)
曜越電子(WebEIP)
智旺科技(WebISO)
電光企業(WebEIP)
奇哥公司(WebEIP/BPM)
鉅景科技(FlowMaster)
緯創資通(FlowMaster)
安國專訪(FlowMaster)
美侖大飯店(WebEIP)
新天地餐飲(WebEIP)
SOGO崇光百貨(FlowMaster)
台灣麥當勞(WebEIP)

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Apacer宇瞻科技從創立之初所提供的記憶體模組,憑著對半導體垂直整合的完整記憶體模組技術能力與專業行銷業務,成功在全球打出Apacer自有品牌,並於1999年成為全球第四大記憶體模組廠商,而在2003年更成為全球第九大Flash儲存產品供應商,並在2005年時,累積榮獲了國內外多項的大獎和消費者個肯定。

宇瞻以「Access the best」為承諾,強化全方位的品牌價值,所以企業內部不論在技術研發、行銷業務、人事管理都必須建立一套具有效率並能整合企業內部資源的管理系統,讓員工能夠全力對外創造更卓越的業績與服務外,在公司內部營運及企業管理流程上也能以最佳的效率完成。

而扮演這樣的系統的幕後推手,全都維繫在宇瞻的資訊部門團隊上。

 
 
 
傳統流程效果不彰 導入資訊系統的緣起
 
目前宇瞻資訊部門共有11位成員,分別在台北及龍潭服務,而推動宇瞻總部資訊系統的是台北的資訊部門,資訊部門主管王經理則是扮演這個團隊的靈魂人物角色。

王經理有提到:「當初在導入資訊系統時,公司流程的往返耗費了非常多的時間,尤其是龍潭和台北之間的文件往返,往往都要耗費兩三天的時間,對於時效性的掌握非常不方便」

宇瞻在沒有導入資訊系統前,因為公司分別在台北和龍潭都有據點,所以這兩點之間所有公文的紙本往來都必須透過「公務車」往返的方式來進行傳遞。

「對龍潭來說,只要是要到台北來簽核的文件都會拖很久」王經理說。

另外,在公司有新的訊息或公告要通知員工時,以往的作法是發送EMAIL通知或把訊息、公告張貼在公司的公佈欄上,這樣的作法雖然同樣可以將訊息傳達給員工知道,但是一旦員工沒有打開EMAIL、或是EMAIL被刪除或阻擋,甚至員工也沒有去注意到公佈欄的張貼訊息,那企業在於訊息的傳達效率上就往往大打折扣了。

諸如以上的原因,所以對於宇瞻來說,解決企業因為分隔兩地所產生的各種執行效益不佳的問題,是非常重要的課題。

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資訊系統提升企業營運效率
 
宇瞻在評估資訊系統時,除了考慮可以將所有的系統能夠有效整合外,也考量到開發成本與系統上線後維護的問題。

在導入了HR人事管理系統後,宇瞻選擇了新人類資訊提供的系統解決方案,包含WebEIP、FlowMaster流程軟體和AutoWeb系統開發平台。將原來的資訊系統改成使用WebEIP做為入口網站,也利用AutoWeb與FlowMaster開發了許多配合員工實際使用的功能。

王經理說:「其實WebEIP的功能真的有很多可以用,像我現在都會把我的Schedule全部列在上面,然後告訴我部門的人要找我的話只要到EIP上面去看,就可以知道我在哪裡了!」

「還有業務如果去拜訪客戶的時候,有什麼結果也可以把它紀錄在客戶拜訪記錄上,這樣主管就可以從這裡面知道結果;或是當業務在客戶那邊的時候,老闆想要知道目前談的如何?也可以從行事曆裡知道業務現在人在哪裡,打電話去的時候就不用再問說:你在哪裡?而是問:談的如何?」王經理笑著說。

在導入WebEIP企業入口網站的時候,因為搭配了HR人資系統,員工可以在EIP上面完成請假單的申請,也可以裡面進行表單簽核流程。以前效率不彰的公告訊息、表單簽核,也都因為導入了WebEIP入口網站系統獲得了非常大的改善。
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因應企業需求開發不同功能
 
宇瞻導入WebEIP之後,除了沿用現有功能外,也針對員工的需求修改了部分功能,讓員工在使用上能夠更貼近實際操作所需。
檔案分享:
在檔案分享裡,宇瞻設定成依照資料夾類別來作為開放的權限。在新增資料夾類別的時候,可以設定這個資料夾裡面的檔案可以讓哪些部門、人員下載,也可以設定這個資料夾中的檔案可由哪些人上傳,並且可以設定檔案上傳時是否需要主管審核。

會議室租借:

在這個功能裡,宇瞻將首頁放上所有會議室的今日使用一覽表,如此可以讓使用者一目瞭然今日的會議室借用狀況,方便使用者作為用會議室的參考。


電子表單:
利用EIP整合FlowMaster表單流程的功能,宇瞻將常用的表單以電子流程的方式建立在EIP裡面,員工可透過EIP進行電子表單簽核,如此可節省非常多傳統等待表單簽核的時間,增加簽核的效率。

教育訓練:
這一區在標準WebEIP中是屬於「知識管理」區,而宇瞻將之改成了「教育訓練」區。在這個功能區裡,除了好書、文章分享外,還建立了「上課心得/講義」、「訓練申請流程」、「外訓資源」的功能,讓企業知識傳遞的工作能夠更具體的收到成效。

MarCom:
此區是專門提供給宇瞻的外籍員工瀏覽使用,是屬於全英文的介面,在此包含了需要給外籍員工觀看的重要訊息、行銷業務所需要的檔案、行銷工具、使用手冊及公司簡介,讓外籍員工也能夠透過WebEIP來取用企業內部資源,達到整合分享企業資源無國界。

行政資源:
在行政資源區裡,宇瞻規劃了一個簡單且非常實用的功能,就是列出所有行政服務窗口,包含聯絡人的資訊以及負責職掌,讓員工一目了然需要什麼服務要找什麼人,減少需要支援時還要經過層層關卡的時間,提高服務效率。在這一區裡更以ActiveX技術內嵌了目前公司所有員工的分機表,也是個非常實用的應用。

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整合系統 發展更完整的資源整合
 
宇瞻在導入WebEIP及新人類資訊所提供的企業資訊系統解決方案後,所得到的效益:

1. 資訊傳遞不再因為時間、地點的關係而遲滯,使企業資訊佈達更具效率。
2. 檔案資源分享更方便,並且檔案安全性控管更嚴密。
3. 表單流程電子化,提高簽核效率,節省企業營運成本。
4. 行政支援服務更具體,提升企業營運效益。

王經理提到,未來會建立更多電子表單的種類,讓企業的表單電子化系統更加完整,使員工享有更具效率的資訊服務。

另外,未來也會規劃KM知識管理系統,會將目前的產品相關檔案、產品知識Q&A、產品疑難排解…相關產品資訊整合,初期先針對內部員工使用,提供員工更豐富的教育訓練及產品教育的素材,未來更會擴大將這個服務提供給客戶,提升客戶對於產品的瞭解程度。

因為導入資訊系統的關係,宇瞻傳統的運作流程也隨之改成了電子化,這樣的改變不只能為企業注入新的管理流程,傳統令人詬病的缺點也能獲得相當大的改善,如此不僅提高了企業運作效率,更能降低企業的營運成本,可謂一舉數得!

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