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WebEIP/FlowMaster導入案例:海欣國際
【公司名稱】 美商威尼克斯(股)台灣分公司 海欣國際有限公司
【採訪日期】 2014年5月16日
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 國際專業美容產品代理商
【 受 訪 者 】總經理 王芮慈、管理部協理 蔡慶祥
【打造健康與完美的專業美容團隊】




  海欣國際是來自美國研發團隊WINEX INTERNATIONAL公司所研發的創新品牌「VIVIBEAUTY」,具有多年保養品海外行銷經驗的海欣國際有限公司,秉持著歐美先進的天然保養觀念,針對世界各地區的氣候及當地人們的膚質作保養品的開發與研究,並於2004年引進美國專業保養品牌,以專業行銷沙龍通路,深具名星愛用,得到高度回響。

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【便利好用的整合平台,快速提升E化管理效益!】


  王總經理表示,尚未導入E化之前,海欣國際因著分公司遍佈北中南,以及杭州也有直營店,溝通上僅能透過電話、email、傳真等方式進行各項資訊的傳遞,時常發生不穩定、不即時,導致延誤處理時效性,在公司內部溝通與作業上遇到相當大的困難。





  王總經理說明,為了讓公司作業流程更有效率,於是在兩年多前便指示管理部找尋解決方案。在評估過相關性的產品之後,由於WebEIP的人性化介面,功能好用、易懂,基本上連不懂電腦的人也都可以輕易上手,因此便選擇新人類資訊的WebEIP企業雲端辦公室。
  另外,王總經理表示,WebEIP最重要的功能,是能夠有效幫助各單位間的會辦、資料的彙整,可以大幅降低處理時效、提升作業效率。再者也因為便利的電子化管理功能,改變了員工以往使用習慣,現在員工每天上班,都已經非常習慣打開WebEIP查看所有訊息、處理各項事務,公司由上到下,目前都已非常依賴WebEIP整合性的平台,開始一天的工作行程安排及處理。

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【將企業文化融入WebEIP,讓員工學習容易、E化導入更快速】


  蔡協理表示,由於產業別的不同,為了讓E化管理導入更順利,導入前花費了相當多的心力,思考該如何將WebEIP原有功能,以自己公司的使用習慣來做運用。
  因著EIP系統的高彈性,管理部將WebEIP基本功能發揮到淋漓盡致,例如員工團購,除了訂便當之外,也將公司優惠產品利用此項功能進行搶標活動。在WebEIP的主要功能應用上,在首頁利用跑馬燈功能,將公司重要宣布訊息時通知,讓全體員工都能第一時間掌握到最新訊息。



海欣國際WebEIP常用功能

  海欣國際其中一項重要應用,將請假表單與ERP結合,透過ERP計算薪水,員工請假已不需再透過ERP系統,直接整合至WebEIP上假單即可,也將電子表單結合WebEIP,人員休假會顯示在WebEIP首頁,方便查詢。

● WebEIP首頁:右上方跑馬燈,即時佈達公司訊息:
● 提醒欄位:於首頁直接顯示今日休假人員,便於掌握人員狀況

●員工團購:由於公司本身是代理美容產品,不定期會提供員工優惠搶購,運用到低價搶標機制

  也因著海欣外勤人員多,行事曆的應用也是非常重要的一環,業務與技導人員需互相搭配進行各店家的拜訪工作,因此業務可透過系統上查閱技導人員時間表,方便安排技導拜訪各店家的時間。接著便透過客戶管理功能,將業務、技導人員至各店家拜訪的重要事項、溝通資料等,完整記錄,便於其他業務人員與技導人員的銜接,也提供主管了解每店家狀況。
●行事曆:除了查閱員工行程,業務與外勤技導經常配合使用,便於店家拜訪時間安排。


  海欣國際除了每個月的月會之外,另外還有每天的晨會及其他會議,不論大小會議,都透過會議管理功能進行管理。例如業務每日的早會,員工都必須登入系統,並詳細紀錄各項會議中討論事項,以便日後方便追蹤,主管也可進入會議管理查閱會議中各項資料。
●會議管理:各部門會議招開、提醒、資料紀錄。

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【透過電子流程,改善作業流程】

  王總經理分享,海欣國際兩年前便已進入無紙化作業,在導入FlowMaster電子流程之初,便下達指令不接受紙本表單的申請,要求只能以電子表單進行各項流程作業,因此導入電子表單的過程是非常快速的。

  導入電子表單之後,所有流程都變的簡單化與透明化,以往複雜的紙本傳簽流程,透過電子化來輔助人工判斷,申請流程簡單、表單處理快速,有效提升處理效率,降低表單錯誤率。無地域性,便於操作的FlowMaster,也可使用手機、平板等手持裝置進行各項表單申請、簽核,讓外勤人員執行與處理各項業務能夠更加便利。

目前導入的十大類50張電子表單:


  海欣國際為了提升美容產業的品質,對於有需求成立加盟店的合作夥伴,從開店規劃到活動申請,也透過FlowMaster建立一套完整的加盟流程。
  當成立一間加盟店時,一開始必須利用電子表單串簽、會簽的流程,依照公司規範,進行各項表單申請,經由各部門主管核准,最後由管理部確認店家完成各項申請後,才可進行導客上架,不遺漏任何小細節。
  另外店家需要舉辦活動,也必須透過電子流程,先進行活動申請作業,由總公司依申請內容安排支援部門,如此依照制定規範運行,可有效提升行政效率,避免產生店家與總公司的活動有衝突或異常的狀況。

●海欣國際基本流程設定畫面


  目前海欣內部一天往來的表單量大約有50張,在每個月的月會當中,管理部也特別利用FlowMaster統計分析功能,撈取各項表單在上月份的統計資料,進行表單使用檢討,可了解員工填寫表單是否有正確使用,表單運作是否有任何問題,或是需要增加新的功能表單等。

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【完善規劃、追求效率,提升企業E化競爭力】

  王總經理分享:企業推動E化最重要的部分,必須端看主事者的決心,有了決心之後,必須有能高度配合的執行單位,在導入系統之前,做好完整的規畫及準備,上線之後,仍必須持續思考如何利用E化來簡化及改善各項工作流程,才能有效運用及達成預期果效。

  此次訪談當中,我們了解到在 王總經理追求效率的帶領之下,海欣國際透過電子流程來組織工作流程,不斷精進、成長,讓公司作業更加順暢、更有效率。也談到在E化過程當中,對於導入E化所進行的規劃方法和應用的效益,相信可以帶給服務同業或其他產業許多寶貴的參考經驗!

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