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FlowMaster/WebEIP導入案例:集山(悟饕池上飯包)
【公司名稱】 集山實業股份有限公司(悟饕池上飯包)     
【採訪日期】 2014年2月26日
【導入範圍】 台灣、大陸、新加坡
【主要業務】 悟饕池上飯包專賣連鎖體系
【 受 訪 者 】執行長 林峰、資訊部經理 詹鍊城
【永續經營的幸福便當】


  集山實業為台灣專門便當連鎖產業的公司,旗下有悟饕池上飯包及五號便當(中國大陸),池上飯包是台灣歷史最悠久的飯包,也是台灣知名度最高的飯包。悟饕為了發揚米食文化走向新世紀,以現代化經營方式來發展飯包產業,並連續四屆獲得台灣優良、合格連鎖產業加盟總部,也是台灣GSP優良服務認證的餐飲連鎖總部,其悟饕招牌飯更是在去年被評為臺灣十大特色招牌飯。

  「飯包是做給外出人吃的,一定要用心做」七十年池上飯包老店就是以關懷出外人的精神傳承,邁向永續經營。


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【以現代化管理模式,經營傳統東方米食】

  集山實業主要分布在五大地區,宜蘭(台灣總部)、台北(辦事處)、台中(辦事處)、高雄(辦事處)、杭州(中國總部),目前海內外已擁有超過250家店面,公司員工已超過300人,對於及時管理的人員掌控確實不易。

  雖然經營的是傳統東方米食產業,但是集山實業很早就開始現代化經營管理,因為本身擁有很完整的資訊管理團隊,早期e化階段是自行開發POS系統與進銷存管理系統,由於公司從1999年就已通過ISO9001國際品質認證後,每天需要整理、審核、審批許多ISO文件,因此各項作業需要許多的書面文件來佐以讓各項流程更順暢。

  企業管理的需要更有效益,為了因應龐大的文件書面檔案,以及未來海外業務拓展的需求,所以集山考慮到必須導入一套適合的管理系統,可集中管理分布各地的門店與管理處,並使作業流程達到統一化與標準化。

傳統管理模式面臨的瓶頸:
● E-Mail溝通不夠即時
● 訊息無法及時通知各單位
● 紙本作業流程容易產生缺失
● 資料分散無法統一管理、分析
● 員工人數多,門店分佈廣,人員、店務、服務管理困難

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【突破傳統思維!透過電子化管理,邁向國際化】

  林執行長表示:「沒有一套完善的電子流程系統,公司無法成長、茁壯,更無法走向國際化,或是多品牌、多角度的經營,因為在管理成本會有很大的浪費,資訊無法得到即時供應與交流,Know how不能得到統一完整的整合。」例如使用WebISO文件管理系統,將所有部門多年來累積的經驗與智慧,規劃出標準流程與作業規範守則,在拓展區域代理時,就可提供一套完整的管理模式跟標準,給予完整的教育訓練,對區域經營可快速上手。

  林執行長說明,由資訊部門主導,導入了新人類的WebEIP、WebISO與Flowmaster,在經由管理部與各部門主管執行規範的制定,將流程逐一檢視,重新定義完善的作業流程,改變了傳統鬆散式的報表管理,成功利用系統來優化整個企業的管理流程。


WebEIP首頁:所有需要個人處理的事項與重要公告,在個人首頁的部分都能清楚通知,讓員工可以快速處理。

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【透過EIP將企業資訊公開化、標準化、統一化】

  林執行長說明在WebEIP導入的初期,最大困難是需要改變員工的作業模式與習慣,雖然在導入過程會遇到員工操作的不適應,但因著WebEIP人性化的介面設計讓使用者容易上手,例如員工訂便當,就可利用團購功能,直接從系統選擇訂購。並且支援行動裝置使用,更加提升使用者的方便性與機動性,獲得員工非常正面的使用評價。

會議管理:因各區隨時都有會議,從各會議的發起、報告資料、會議記錄,追蹤甚至關聯性會議,都能清楚掌握各區會議動態。


  另外一項重點是,企業流程的改變,為了將所有作業程序系統化,必需要重新思考企業的流程。以往制式的簡單報表,統計與分析都不夠完整,集山將自己原有的ERP系統資料與WebEIP整合,更進一步提供各門市的督導與在外的業務同仁,能夠看到即時性、整合性的資訊與資料。

公佈欄:公司重要事項即時發佈與查詢,加速內部資訊的溝通以及傳遞


檔案分享:統一提供各部門重要行政資源


  集山目前已有110位員工使用WebEIP系統,主要能夠順利導入的因素,是因為優秀的資訊團隊,先將整個系統為各部門詳細介紹,再加上各部門主管,特別是管理部,來做各種規範的制定,並提供員工完整的教育訓練,每個部門根據業務的需要、需求,實際上再去運用WebEIP提供的許多資訊與功能,熟悉各項系統操作,將各管理處與門市的作業模式標準化、統一化,進而將流程、門市服務效益提升,各資料可以統一彙整並進行有效分析,大大增加行政處理效率。

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【健全簽核作業電子化,將流程透明化、簡單化】

  資訊部詹經理說明,導入Flowmaster電子流程之前,因公司內部單位眾多,表單簽核又需經過各級權限審核,人工處理上非常容易漏單或卡單,只要一個步驟出錯,就會導致許多嚴重的問題。

  在導入電子流程之後,將所有流程都簡單化與透明化,以採購為例,因採購單位分類眾多,若僅以人工方式來判斷簽核流程,容易發生找不到該品項應通知哪個單位採購,或是不清楚採購金額的核決權限,導致延誤處理時效。

  當一切流程都已在系統中設定好,各管區與分散各地的門市,在執行各項任務時,人工判斷不需要那麼複雜,簡單判斷、快速處理,大大增加處理效率。但更重要的是,電子流程不單僅僅加速人工處理效益,可以將所有流程紀錄下來,提供公司檢討分析,進而能對各項流程加以精進,協助公司整體營運有更完善的管理機制。


電子表單首頁:表單分類詳細,介面清楚,簽核不漏單


集山目前導入的單據有:
1.採購、維修:必須統一管理各門市的需要與需求,透過電子流程達到及時性、整合性、準確性。


2.文宣廣告:
必須經由系統申請,經過長官確認審批後方能執行,流程系統化,表單簽核必須照流程進行,清楚掌握,準確執行。


3.設備申請:
● 因各部門設備申請單位不同,透過流程,將申請程序變簡單。
● 申請金額系統化,依照制定的簽核權限跑流程。
● 庫存管理,將流程與庫存數據結合。


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【未來展望─逐步完成全面系統化的藍圖】

  林執行長指出,系統化管理,是企業走向國際的基本條件,由於管理層面需求廣大,目前已規劃導入新人類的WebSTORE門店王管理系統,希望能藉由客戶關係管理系統,對供應商評比、工廠稽核等資料,做更有效的運用與分析。

  在現今M化時代,行動裝置的盛行,集山未來也將陸續導入行動點餐、管理應用,並廣泛運用至各部門、各領域,將作業流程能夠與公司緊密結合。集山認為企業E化不只是對公司在實務營運面向的管理,也希望能藉著系統來建構出溝通傳遞的橋樑,讓員工可互動分享資訊,對於公司文化的傳承也有很大的幫助。

  林執行長分享,系統化最重要是能做到一點:「中央掌控,地方分權。」這是未來台灣連鎖服務產業走向國際化的重要關鍵點。

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