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WebISO導入案例:新巨企業

【公司名稱】 新巨企業股份有限公司             【採訪日期】 2010年8月24日
【主要商品】 消費性電子、電子零件、         【受 訪 者】資訊部 蔡杰儒 先生
                           電源供應、陶瓷應用                  【文 件 量】 約十七萬份


    新巨企業股份有限公司創立於西元1983年4月,草創時從事開關設計與開發,主力於模具製做與基礎材料對電氣特性影響的研究。有鑒於台灣電子業的蓬勃發展,於1993年開始也成立了許多其他事業處開發研究等。目前擁有四大產品線分屬四大事業處,產品應用範圍廣佈電子資訊業、電信通訊業、家電產業、消費性電子業、工具機具業及汽車工業等,市場需求廣大且逐年遞增! 而堅持品質是新巨企業成功的最重要因素;以提供顧客最安全可靠的產品與專業的服務,對客戶的品質保證是新巨企業經營與發展的不二法門,新巨生產的產品都必須經過一連串嚴格的測試,並確實遵從ISO-9001及TS16949的規範與精神,唯有將品質政策落實到研發、業務與製造等每一個環節,才能製作出品質優良可靠的最終產品。

最重要的產品技術文件該怎麼管理?


     由於新巨為傳統製造產業,因此在各事業處皆有許多產品技術文件存在。以往未使用文管系統時,可能有許多文件存放在個人電腦或共享網路空間等,時常造成文件版本不正確,或人員異動時可能文件則將遺失,較無法快速達到文件分享及正確度。對於新巨而言,產品技術文件就等於是他們的SOP,若有任何部份文件有問題,將可能會對於生產製造有很大的影響。   

      專訪過程中,資訊部蔡經理表示,新巨一開始也使用過其他文件管理系統,或是尋求關於知識管理系統(KM)的評估。但經過許多評估後發覺,一般文管系統主要著重在文件分類及流程;而KM卻較重視搜尋的部份;而且以上系統都缺乏文件安全控管機能。所以基於新巨內部技術文件作業的考量,了解WebISO文管系統皆滿足以上各項文管、流程、安全控管、搜尋盤點、文件跨部門分享的機制。


新巨資訊部蔡經理專訪精彩片段影片
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巨量!十七萬份文件的挑戰


     系統導入初期,因內部原先已有使用其他文管系統,但是原有缺乏權限、公開對象、分區文管等管理參數;在導入時,透過新人類顧問與技術人員的協助,將舊有系統的文件與分類成批匯入WebISO系統中。不過因系統中可依照資料匣預設〔分類範本〕的管理方式,所以經內部討論定義好所有資料夾管理權限、規範定義等,再匯入時已節省許多以往在轉移時的大量文件設定。

     新巨的文件分類方式是依照公司組織事業群、子部門、產品…不斷分類。導入至目前共有超過十七萬份文件,而主要應用率達95%的電源事業處每日新增、改版文件量也達200份以上,可見導入的效益;未來也期望漸漸宣導加強至更多事業處的運用。

     而且透過完善的教育訓練並以漸進式的方式,由主管慢慢要求底下的同仁培養良好的習慣,將文件統一在系統中管控。

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安全性是新巨最重視的議題

 資訊部蔡經理表示,因WebISO在新巨的角色著重於製造生技術文件的控管,所以雖然系統有很完整的簽核流程機制,但在這部份大量的技術文件,必免反覆簽核還是可彈性的使用〔免流程〕的模式。

     而新巨較重視在文件的安全權限管理,如:總公司研發人員所繪製的作業指導書,統一透過WebISO系統進行管理,工廠人員只需登入系統搜尋所需的文件即可,避免了以往溝通上及文件版本的正確性問題。除此系統中的安全管控機制的運用包含:

1. 文件分類管理:可分別設定依資料夾、上傳文件或上傳檔案的使用權限。
2. 自動轉PDF檔:所上傳的文件系統自動轉成PDF檔,供使用者閱覽,必免原始文件外流竄改。
3. 資訊安全控管:所閱覽的PDF檔皆有加密解密機制,且套用個性化帳號浮水印機能,提供文件被擷取的嚇阻作用。
4. 閱讀、存檔、改版權限:針對上傳的檔案另可再設定使用者的讀取、列印、儲存PDF檔、儲存原始檔及改版廢止等權限。

                                                       (文件內容基於新巨文件機密,以上畫面為範本示意用,非新巨實際應用文件)

     另外除了以上所述技術文件安全的管理之外,目前已有其一事業處使用文件高達百分之九十五以上;包含了從業務、採購、研發、生產及製造工程等,幾乎所有的文件皆非常有系統的存放管理在WebISO系統中,而達成非常高的效益。

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涵蓋整個產業鏈的文管系統

   新巨善用了已上傳至WebISO系統中所管理的文件,再經由自行開發VIP客戶入口網站整合了文件控管分享功能。新巨客戶群可透過VIP登入下載所需的說明文件,而所下載的文件其實就是公司內部ISO中所管理的文件,不需再額外管理其他系統或網路空間。   

     新人類建議:可利用WebISO中的B2B Portal模組,提供給客戶或廠商登入,所往來的文件不再只是單方面的下載,而是雙向的互動溝通管道,且具被主動通知功能,會比目前手工開發的只是具備下載、無通知的VIP系統更完善,而原有的文件安全機制、點閱紀錄也一並包含在系統中。

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由文件管理邁向KM


    新巨資訊部蔡經理表示,初期原義為導入知識管理(KM),然而也是期望利用WebISO系統朝向知識管理邁進。目前目標積極的輔導其他事業處使用WebISO系統,慢慢建立公司同仁的使用習慣,透過文件管理的安全機制和資訊共享的方式,進而達成知識管理的效益。   

     新人類建議:目前新巨的文件使用量已相當的大,因此建議在積極擴大使用其他事業處的同時,可配合使用WebISO中的多點上下載模組。蔡經理提到新巨目前在台灣樹林、新店及美國、中國皆有許多廠房,為了使文件在網路傳輸上更有效率,使用多點上下載可在就近的據點上傳或下載,而分散及節省傳輸問題。

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