系統導入初期，因內部原先已有使用其他文管系統，但是原有缺乏權限、公開對象、分區文管等管理參數；在導入時，透過新人類顧問與技術人員的協助，將舊有系統的文件與分類成批匯入WebISO系統中。不過因系統中可依照資料匣預設〔分類範本〕的管理方式，所以經內部討論定義好所有資料夾管理權限、規範定義等，再匯入時已節省許多以往在轉移時的大量文件設定。

     而新巨較重視在文件的安全權限管理，如：總公司研發人員所繪製的作業指導書，統一透過WebISO系統進行管理，工廠人員只需登入系統搜尋所需的文件即可，避免了以往溝通上及文件版本的正確性問題。除此系統中的安全管控機制的運用包含：

１. 文件分類管理：可分別設定依資料夾、上傳文件或上傳檔案的使用權限。
２. 自動轉PDF檔：所上傳的文件系統自動轉成PDF檔，供使用者閱覽，必免原始文件外流竄改。
３. 資訊安全控管：所閱覽的PDF檔皆有加密解密機制，且套用個性化帳號浮水印機能，提供文件被擷取的嚇阻作用。
４. 閱讀、存檔、改版權限：針對上傳的檔案另可再設定使用者的讀取、列印、儲存PDF檔、儲存原始檔及改版廢止等權限。

                                                       (文件內容基於新巨文件機密，以上畫面為範本示意用，非新巨實際應用文件)

     另外除了以上所述技術文件安全的管理之外，目前已有其一事業處使用文件高達百分之九十五以上；包含了從業務、採購、研發、生產及製造工程等，幾乎所有的文件皆非常有系統的存放管理在WebISO系統中，而達成非常高的效益。

    新巨資訊部蔡經理表示，初期原義為導入知識管理(KM)，然而也是期望利用WebISO系統朝向知識管理邁進。目前目標積極的輔導其他事業處使用WebISO系統，慢慢建立公司同仁的使用習慣，透過文件管理的安全機制和資訊共享的方式，進而達成知識管理的效益。 　　

     新人類建議：目前新巨的文件使用量已相當的大，因此建議在積極擴大使用其他事業處的同時，可配合使用WebISO中的多點上下載模組。蔡經理提到新巨目前在台灣樹林、新店及美國、中國皆有許多廠房，為了使文件在網路傳輸上更有效率，使用多點上下載可在就近的據點上傳或下載，而分散及節省傳輸問題。