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遠東集團--東聯化學導入WebISO文管系統專訪


【公司名稱】 東聯化學股份有限公司
【主要業務】 化學原料製造業
【受訪者】  資訊部經理 陳秋田

案例專訪大綱:
  • 石化能源事業之主要舵手
  • 解決舊有的文件作業流程
  • 一次稿定「流程+文管」的整合
  • 搭配BPM表單流程系統,文件化繁為簡
  • 搜尋引擎更快速找到文件
  • 未來展望



  • 【石化能源事業之主要舵手】


      東聯化學成立於1975年,1987年股票正式上市,目前資本額約新台幣81億元,原為跨國合資公司,現為遠東集團旗下石化能源事業之主要舵手。 三十多年來,東聯厚植於「環氧乙烷」相關領域,己成台灣及亞太地區乙二醇及環氧乙烷衍生物石化產品供應大廠。
      東聯推動”六標準差”,希望能粹練更強健的企業體質及精益求精的企業文化。此外,東聯始終重視產品品質、客戶滿意、 工安與環保;已分別取得「品質管理制度ISO9001」、「職業安全管理制度OHSAS-18001」及「環境保護管理制度ISO-14001」的認證。

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    【解決舊有的文件作業流程】


      東聯化學在導入WebISO文管系統前都是紙本文件,各部門自行管理負責的相關作業文件,偶會發生文件遺失、找尋不到等困擾,公文的收發也並無統一的管理單位,時常文件在不同的承辦單位,卻因為公文旅行沒有注意到限辦日期,而耽誤了時間甚至因此受罰。

      過往在文件安全控管上是依每個員工職務不同,給予資料夾瀏覽存取的權限,並無嚴格控管的系統來管理。

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    【一次稿定「流程+文管」的整合】


      目前東聯化學台北與高雄公司使用WebISO文管系統人數近250人,都是使用WebISO文管系統進行文件瀏覽操作及歸檔,企業內部的所有收發文件、簽呈、公司管理規章辦法、研發單位的實驗日誌….等皆導入WebISO文管系統內。文件分類方式依各部門分類,各部門皆有各自的收發文件、簽呈、管理規章,卻比以往更方便管理整合。

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    【搭配BPM表單流程系統,文件化繁為簡】


      隨著企業的需求不同,每家企業都有習慣使用的表格,新人類資訊開發了FlowMaster商業流程平台,提供企業能開發設計能夠化繁為簡的表格,東聯化學也使用了FlowMaster商業流程,架設BPM表單流程設計,文件依照不同需求進行設計,設計完成後即可進行簽核等流程,最後進入WebISO文管系統歸檔保管。

    可自行建立設計文件表單,從來文機關、文件速別、保存年限、到解密條件等等的,都非常貼心的可自由設計架構,還可上傳附件,使文件在開始架設時就能夠完整的呈現。


    1. BPM設計表單:自由的開發設計表單,不受框架拘束。
    2. 流程簽核:可依照設計好的表單,進行簽核動作,亦可代簽加簽等。
    3. 歸檔整合:所有簽核完的文件導入WebISO文管系統進行管理。

    簽核完的文件導入WebISO文管系統保管歸檔,並可以依每一份文件類型的不同進行分類,透過專利「一次性隨機密碼」、「動態浮水印」技術將每份文件做嚴格的把關,日後每一份文件的搜尋調閱及整合都能非常便利有效率。

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    【搜尋引擎更快速找到文件】


      東聯化學在導入WebISO文管系統後,常使用內建的搜尋引擎功能,過往日積月累的合約文件很難找尋,翻箱倒櫃不僅沒有效率,也可能破壞文件本身的保存,但導入WebISO文管系統後,利用搜尋引擎來查詢,不僅非常便利省事,陳舊的重要紙本文件也不需一再被翻出調閱,能夠得已妥善的保存。

    網頁資料:輸入相關文字資料,即可搜索出網頁相關文件。
    檔案資料:輸入相關文字,即可搜索出所有上傳的相關檔案。

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    【未來展望】




      東聯化學將不斷地整合及發展核心優勢,積極尋求與全球知名公司策略合作的機會,藉此引進最先進的化工、生化技術,以期創造公司獲利新契機,因此未來將會有更多的合約簽呈文件…等,希望將來在文件管理上不斷的精進,透過新人類資訊提供的產品讓企業的運作更加便利,並將整體運作發揮到最大。

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