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遠東集團--東聯化學導入WebISO文管系統專訪

【公司名稱】 東聯化學股份有限公司
【主要業務】 化學原料製造業
【受訪者】 　資訊部經理 陳秋田

案例專訪大綱：
  • 石化能源事業之主要舵手
  • 解決舊有的文件作業流程
  • 一次稿定「流程+文管」的整合
  • 搭配BPM表單流程系統，文件化繁為簡
  • 搜尋引擎更快速找到文件
  • 未來展望
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    【石化能源事業之主要舵手】

    　　東聯化學成立於1975年，1987年股票正式上市，目前資本額約新台幣81億元，原為跨國合資公司，現為遠東集團旗下石化能源事業之主要舵手。 三十多年來，東聯厚植於「環氧乙烷」相關領域，己成台灣及亞太地區乙二醇及環氧乙烷衍生物石化產品供應大廠。
    　　東聯推動”六標準差”，希望能粹練更強健的企業體質及精益求精的企業文化。此外，東聯始終重視產品品質、客戶滿意、 工安與環保；已分別取得「品質管理制度ISO9001」、「職業安全管理制度OHSAS-18001」及「環境保護管理制度ISO-14001」的認證。

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    【解決舊有的文件作業流程】

    　　東聯化學在導入WebISO文管系統前都是紙本文件，各部門自行管理負責的相關作業文件，偶會發生文件遺失、找尋不到等困擾，公文的收發也並無統一的管理單位，時常文件在不同的承辦單位，卻因為公文旅行沒有注意到限辦日期，而耽誤了時間甚至因此受罰。

    　　過往在文件安全控管上是依每個員工職務不同，給予資料夾瀏覽存取的權限，並無嚴格控管的系統來管理。

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    【一次稿定「流程+文管」的整合】

    　　目前東聯化學台北與高雄公司使用WebISO文管系統人數近250人，都是使用WebISO文管系統進行文件瀏覽操作及歸檔，企業內部的所有收發文件、簽呈、公司管理規章辦法、研發單位的實驗日誌….等皆導入WebISO文管系統內。文件分類方式依各部門分類，各部門皆有各自的收發文件、簽呈、管理規章，卻比以往更方便管理整合。

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    【搭配BPM表單流程系統，文件化繁為簡】

    　　隨著企業的需求不同，每家企業都有習慣使用的表格，新人類資訊開發了FlowMaster商業流程平台，提供企業能開發設計能夠化繁為簡的表格，東聯化學也使用了FlowMaster商業流程，架設BPM表單流程設計，文件依照不同需求進行設計，設計完成後即可進行簽核等流程，最後進入WebISO文管系統歸檔保管。

    可自行建立設計文件表單，從來文機關、文件速別、保存年限、到解密條件等等的，都非常貼心的可自由設計架構，還可上傳附件，使文件在開始架設時就能夠完整的呈現。


    1. BPM設計表單：自由的開發設計表單，不受框架拘束。
    2. 流程簽核：可依照設計好的表單，進行簽核動作，亦可代簽加簽等。
    3. 歸檔整合：所有簽核完的文件導入WebISO文管系統進行管理。

    簽核完的文件導入WebISO文管系統保管歸檔，並可以依每一份文件類型的不同進行分類，透過專利「一次性隨機密碼」、「動態浮水印」技術將每份文件做嚴格的把關，日後每一份文件的搜尋調閱及整合都能非常便利有效率。

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    【搜尋引擎更快速找到文件】

    　　東聯化學在導入WebISO文管系統後，常使用內建的搜尋引擎功能，過往日積月累的合約文件很難找尋，翻箱倒櫃不僅沒有效率，也可能破壞文件本身的保存，但導入WebISO文管系統後，利用搜尋引擎來查詢，不僅非常便利省事，陳舊的重要紙本文件也不需一再被翻出調閱，能夠得已妥善的保存。

    網頁資料：輸入相關文字資料，即可搜索出網頁相關文件。
    檔案資料：輸入相關文字，即可搜索出所有上傳的相關檔案。

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    【未來展望】



    　　東聯化學將不斷地整合及發展核心優勢，積極尋求與全球知名公司策略合作的機會，藉此引進最先進的化工、生化技術，以期創造公司獲利新契機，因此未來將會有更多的合約簽呈文件…等，希望將來在文件管理上不斷的精進，透過新人類資訊提供的產品讓企業的運作更加便利，並將整體運作發揮到最大。

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    產業分類：

    • CaseStudy
      專訪案例

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