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【煙波大飯店】FlowMaster BPM導入案例專訪


【公司名稱】 煙波大飯店
【導入範圍】 台灣
【主要業務】 旅館業
【受訪者】  資訊部經理 蕭智文
       資訊部副理 陳憶美
案例專訪大綱:
  • 每位旅客的家-煙波大飯店
  • 突破跨距離的傳統簽單流程
  • 表單分類與應用
  • 電子流程即時化的效益
  • 未來展望



  • 【每位旅客的家-煙波大飯店】


      煙波大飯店,對這片土地的一景一物充滿濃厚情感,以此為出發點,為旅人創造「自然、美好」的休閒生活體驗,在幽靜飯店裡享受喧囂生活中的片刻寧靜、或是忙裡偷閒享受天倫樂,又或許僅是忙碌洽公旅程中一個歇息的角落。無論面對什麼樣目的的旅人,提供一個溫暖舒適的休憩空間給每一位旅行者,是煙波長久以來的理念;為了延續並發揚品牌精神,在新竹站穩腳步的此時,我們進一步將煙波大飯店拓點至花蓮、蘇澳以及台南等地區,感受豐富多元的台灣之美及截然不同旅遊風格,更積極地朝連鎖休閒飯店品牌邁進,蔓延這份對土地、對旅人的熱情。

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    【突破跨距離的傳統簽單流程】


      煙波大飯店從最原先的新竹湖濱館出發,接著在附近拓展了新竹都會館,以及陸續在花蓮、蘇澳設館,為來自世界各地的旅客服務;剛開始的簽單流程因為只有新竹兩館之間,距離近還可以整本紙本互相傳送,但接著花蓮、蘇澳館的成立,只能靠著傳真及掃瞄彼此往來,傳真的字體會失真模糊,以及無安全性權限的掌控,每次的簽呈都需掃瞄速度也慢,雖然進入了微E化,但仍然不夠便利!過去的紙本簽呈也常需修改調整,一份簽呈可能歷經多次修正,需要參考舊的簽呈時查找時間比較費時,無法立即調閱參考,因為距離及管理的關係,所以煙波將流程表單開始電子化,突破距離的障礙及方便管理所有表單。

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    【表單分類與應用】


      煙波大飯店在推動電子流程表單E化除了有資訊部門的努力外,不可或缺的老闆支持更是推動的強力後盾, 促使電子流程E化的運行上更有力,煙波大飯店全公司部門都採用FlowMaster BPM系統填單,目前開發了六大表單:簽呈、請購單、採購單、人事異動申請單、試用期滿考核單、新進人員錄取簽核單,其中的請購單在流程完畢後會自動觸發採購單,充分發揮系統的功能效益,表單流程結束後可進行線上歸檔,將來再次查詢時也不用再翻箱倒櫃。


    (請購單申請表)


    (請購單流程圖)


    (採購單申請表)


    (採購單流程圖)

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    【電子流程即時化的效益】


      煙波大飯店導入FlowMaster BPM電子流程表單之後,有別於以往傳統的紙本流程,現在只需要在線上填單,而每張不同的表單可以先設計好相關簽核人員,當表單送出時會一關一關通知相關同仁簽呈,而非相關人員即無法檢視,不僅快速便利不受距離限制,在簽核的資訊安全方面上也獲得保障,各館飯店之間的簽呈變得更簡易了,讓煙波大飯店將心力用在服務每一位旅客上;另一個導入後的效益即是跟催,過往使用的紙本簽呈去向不易追蹤,單子在哪個同事桌上無法得知,現在只需透過系統即可清楚知道目前的進度及待簽核人,也不會有表單遺失的問題發生。

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    【未來展望】


      深耕新竹二十餘載的煙波飯店,秉持著重視團隊發展、珍惜人才的精神,積極拓展事業版圖,除了目前已正式營運的旗下三家飯店:新竹湖濱館、新竹都會館、花蓮館、蘇澳館之外,並著手規劃宜蘭館、台南永華館、台南東門館的籌備,預計完成全台至少七家飯店連鎖體系,邀集國內外各方專業人才,攜手打造煙波連鎖飯店集團。更多煙波大飯店最新飯店優惠內容請參考http://www.lakeshore.com.tw/tw

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