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FlowMaster BPM導入案例:津味(上海)餐飲~85度C咖啡

【公司名稱】 津味(上海)餐飲管理有限公司-85度C咖啡
【導入範圍】 中國(500家門店)
【主要業務】 餐飲業
案例專訪大綱:

  • 堅持平價的優質品牌
  • 傳統人工作業、管理方式遇到困境
  • 導入BPM提升作業效率、節省營運成本件
  • FlowMaster BPM plus 健全組織、強化管理
  • 透過BPM再造企業流程,邁向全球化企業管理新時代


  • 【堅持平價的優質品牌】


      85度C主要經營咖啡、果汁、茶飲料、麵包、蛋糕等產品,麵包採取現場烘培製作,當天銷售的經營模式,本著“創造甜蜜幸福滋味”的願景,為中國、美國、澳大利亞等國家和地區的廣大消費者帶來前所未有的消費新體驗。

      2003年1月由董事長 吳政學先生創立的「85度C」,以優良的品質與平民化的價格,成立的新型態創意美食專賣店,藉以高雅、明亮、時尚的空間設計,搭配創新、活力、專業和時尚簡潔的品牌形象,讓消費者在明亮的開放式空間裡享受甜食所帶來的美感與體驗,創造出一個全新的飲食創意店。

      85度C自2010年在台灣上市後,2011年與2012年連續蟬連台灣地區二十大國際品牌排行榜,期間也榮獲了許多榮譽與肯定。目前在上海、杭州、南京、北京、天津、福州、深圳、成都、重慶、武漢、南昌、長沙、廈門、瀋陽等大中城市均設有連鎖店,大部分門店皆有提供24小時服務。未來將進一步落實服務品質、研發多元化產品、強化品牌價值、堅持環保理念,為廣大消費者提供更美味的產品、更貼心的服務、更高品質的享受。

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    【傳統人工作業、管理方式遇到困境】

      85度C為全球跨國連鎖企業,在2007年12月於上海設立門市,複製台灣展店經驗,以中央廚房、標準化流程,快速在中國擴展版圖,截至2013年底總店數已達410家,因此有著各類龐大的作業、行政表單需要跨地區進行處理。在早期人工紙本單據簽核的作業模式之下,容易導致紙本單據遺失、耗費簽核人力、及單據數量龐大調閱困難等嚴重影響效率的問題。

      尚未導入FlowMasterBPM plus之前,一般表單都必須經由複雜的人工傳簽流程,從個人手工填寫,交給助理,由助理統一交給主管;主管手動逐一簽核後,再交給助理製表,之後發給財務,財務流水線簽名審核,最後再手工製作憑證,過程繁複且非常耗費人力與時間。


      重視創新、追求效率的85度C,為了搶先掌握商業趨勢先機、擁有國際競爭力,了解到除了在專精於提供優質的美食及服務之外,更應該思考該如何提升符合企業營運效率。因此,便開始評估並導入Newtype FlowMasterBPM plus全方位商業流程管理平台。

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    【導入BPM提升作業效率、節省營運成本】

      為提升作業效率、節省營運成本,85度C決定導入Newtype FlowMasterBPM plus商業流程管理解決方案;導入BPM之目的,除了進行企業流程再造之外,跨系統整合性、快速表單設計機能、便利好操作的使用介面等項目,都是重要的導入需求考量。

      整個導入過程,是先由85度C提供表單、流程需求,再委由新人類資訊團隊進行細部的系統設計與開發;而過程中,新人類資訊的專業顧問更是不斷地與85度C檢視與討論各項表單流程的需求,找出流程運作問題並加以優化、改善,進而實行組織再造及流程合理化,全面提昇作業效率。

    ● 便利的Designer流程開發設計工具,讓後台維護更聰明、更快速:
      而新人類資訊將系統開發完成交付上線後,日後使用單位若有變更流程的需求,85度C的IT人員只需操作FlowMaster BPM plus 視覺化的Designer工具,Designer中所提供的數十種流程設計圖樣、簽核權、判斷等物件,都可以簡單使用滑鼠進行拖拉動作,即可因應不同的作業需要,針對複雜的表單流程快速進行調整及維護。


    ● 表單流程的輔助性功能與報表
      除了導入表單流程外,新人類資訊針對其作業需求,也協助製作了其他輔助功能,如資料維護及財務報表匯出等功能。85度C以不同單位、職位區分流程,例如門店、一般員工、特殊人員需各採不同的簽核路線;為因應各種情況,新人類資訊藉由FlowMasterBPM引擎 process based 的特性,利用了"路線分支"與"路線合流"的流程物件,開發出能依照特定之邏輯條件,同時由多單位進行同步協作的運作流程,讓以往只能單線進行的任務,轉變為可同步進行,大幅提升流程運作效率,有效節省作業的時間和成本,例如:

    ► 財務類流程:為控管營運成本,表單申請時都設定為必需選擇成本中心。
    ■ 修改稅率:表單簽核完畢後(一般、總務、法務、差旅、交通),由財務人員至此修改所付款項的稅率。

    ■ 匯出報表:付款完成的單據可進行報表匯出。

    ► 條碼掃描功能:
    ■ 填單人於系統送單後,在主管簽核完畢到財務審核前,系統會發郵件提醒填單人進行單據列印(報銷必須要列印出有條碼的表單)。
    ■ 列印的單據上有NewType製作的條形碼功能(如下圖),填單人拿著列印的表單以及報銷的收據去找財務,財務用條碼槍掃條形碼,即可搜尋到該筆表單直接進行簽核。

    ■ 財務審核的畫面有製作一個搜尋功能,只要條碼槍掃到表單上的條碼,系統會自動識別並於表單編號處輸入單號,即可查找到該筆電子表單。

    ● 導入效益:

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    【FlowMaster BPM plus 健全組織、強化管理】

      85度C目前已導入的單據分為三大類:財務類、行政類、共用類。目前共有7種表單在持續運作,使用單位包括有公司人員、門店及工廠,表單量非常龐大,每日平均申請表單的數量達到約350張。因此,將紙本表單電子化之後,除了將繁複的簽核流程自動化,同時也落實環保責任,減少紙張浪費,大幅節省營運成本。

      FlowMasterBPM plus也提供表單進度的追蹤等功能,使企業可以加強管理與控制,更可有效協助企業創造競爭優勢。過去在調閱表單文件資料時,因為數量龐大,進行調閱時非常困難且毫無效率。在表單E化之後,藉由系統搜尋功能,節省了許多人力與時間,不僅可以針對表單名稱做搜尋,甚至還可以依表單的申請日期區間做搜尋,而搜尋結果也可以快速查閱:申請人、傳簽狀態、進行到哪個關卡…等資訊。

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    【透過BPM再造企業流程,邁向全球化企業管理新時代】

      面對連鎖產業全球化、跨區多門市、公司、工廠的挑戰,企業必須從根本來重新思考作業管理流程,該如何在重要的營運績效上,從成本、品質、服務與速度等,達到最大的改善。由於FlowMasterBPM plus具備有組織角色、流程規則、與路徑自動化,並兼具彈性、穩固及易於開發維護的特性,另外也提供了手機簽核APP模組,對於85度C的各項事務,皆可即時掌握與下達決策命令,協助企業可輕鬆實現管理的組織性、效率性與即時性。

      以85度C導入的案例來看,企業在導入之時就必須依據營運策略與目標,從最基礎的作業流程開始重新思考,將各公司、門市、工廠間的流程角色、規則與路徑,藉由電子流程管理系統的實際運作回饋,持續調整流程達到最佳化。並且將跨距多點的表單傳送與簽核,透過系統將層層關卡傳遞的時間大幅縮減,進而提高作業的效率及效能,實踐企業流程再造的目的,朝向全球連鎖時尚餐飲目標邁進。

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