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WebISO導入案例:津味(上海)餐飲~85度C咖啡


【堅持平價的優質品牌】



  85度C主要經營咖啡、果汁、茶飲料、麵包、蛋糕等產品,麵包採取現場烘培製作,當天銷售的經營模式,本著“創造甜蜜幸福滋味”的願景,為中國、美國、澳大利亞等國家和地區的廣大消費者帶來前所未有的消費新體驗。

  2003年1月由董事長 吳政學先生創立的「85度C」,以優良的品質與平民化的價格,成立的新型態創意美食專賣店,藉以高雅、明亮、時尚的空間設計,搭配創新、活力、專業和時尚簡潔的品牌形象,讓消費者在明亮的開放式空間裡享受甜食所帶來的美感與體驗,創造出一個全新的飲食創意店。

  85度C自2010年在台灣上市後,2011年與2012年連續蟬連台灣地區二十大國際品牌排行榜,期間也榮獲了許多榮譽與肯定。目前在上海、杭州、南京、北京、天津、福州、深圳、成都、重慶、武漢、南昌、長沙、廈門、瀋陽等大中城市均設有連鎖店,大部分門店皆有提供24小時服務。未來將進一步落實服務品質、研發多元化產品、強化品牌價值、堅持環保理念,為廣大消費者提供更美味的產品、更貼心的服務、更高品質的享受。

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【文管系統導入緣由】


  85度C為全球跨國連鎖服務企業,在國內與海外皆設有門店分點,所販售產品總類繁多,除總公司、分公司、門店之外,還有工廠生產需要的各類文件,ISO文件、技術文件、合約管理、SOP文件、重要機密文件等,文件量相當龐大,非常需要一個完善的文件管理系統。

  因為85度C非常重視E化管理,在各項文件資料不斷累積之下,面臨到文件管理上的困難,對於文件的保存、效率以及安全機制,便開始找尋合適的文管系統解決方案。由於已導入了新人類的FlowMasterBPM plus商業流程管理系統,所以在經過審慎評估之後,則開始導入新人類的WebISO文件管理系統,來解決文件管理以及文件安全的問題。

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【全方位的WebISO文管機制,妥善管理企業重要文件】


  過去文件管理僅能使用不安全的網路磁碟環境,對於擁有如此龐大文件資料量的85度C來說,不論進行文件儲存分享、版本管理、簽核作業上,都有可能遭遇文件資料被竄改、重要資料外流、文件整理不易、保存困難、簽核作業效率不佳等問題。

  因此,重視作業效率的85度C,在合約文件、檢驗報告、門店平面圖、政府文件、規章制度、營業執照、許可證、重要機密文件等,使用新人類資訊的WebISO管理之下,將各種文件改版、權限控制、調閱、文件公告、資訊、文件關聯、簽核紀錄等,透過系統進行全面性的管理輔助,改善人工作業的不便、降低人為管理的錯誤率,讓作業效率獲得更進一步的提升。

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【主動提醒機能,降低營運風險】


  餐飲連鎖企業皆會有著許多證照、執照及合約文件,因此85度C必須嚴格掌控這些文件的有效期限,要能在合約、證照效期屆滿之前,提前提醒通知,避免造成整體營運上的問題。

  由於存放於WebISO的文件都賦予有效生命週期,85度C將這些重要文件存放於WebISO,每份文件會有一個實施日期,跟終止日期,只要終止日期到了,就會變成逾期文件,系統即會發出提醒。文管人員可以設定在逾期前多少日(如:30日前),通知相關人員對文件做【改版 / 廢止】處理,便可有效對證照及合約書文件進行逾期管理。

● 85度C的合約文件實施日及到期日

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【九大文件分類架構,讓組織管理更加靈活】


  85度C目前已導入文件數量約2200份,除了對合約、證照、執照的有效期限管理之外,對於各門店、廠商、合作夥伴的合約以及其他不同類型的文件,可依照不同的屬性分類建立不同資料夾,並提供各自的文件發佈與更版審查流程。

  85度C的文件共分九大類:合同、證照、檢驗報告、門店平面圖、政府文件、規章制度、核價單、供應商三證一書、簽呈,利用WebISO彈性自訂欄位功能,以及樹狀結構資料匣架構,依照部門、功能應用來進行分類,並設定好每個資料匣查閱與上傳權限,讓85度C將所有文件資料便於保存、整理、調閱,將大量且繁雜的文件管理工作變為更加輕鬆,大幅節省人力作業成本的支出。

● 85度C依照功能將文件分類

● 85度C在WebISO導入的文件類別

● 文件流程:可預設指定流程、免流程、文管人員個定流程、填單人指定流程等,增添流程管理彈性。

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【嚴密權限管理工具,強化機密文件安全】


  85度C也藉著WebISO系統內建的文件安全控管機制,所提供的文件讀寫印權限控管技術,將公司重要資料如合約,只能開放給特定人員或主管查閱,一般員工無法隨意進行下載,必須透過紙本申請方式能提出申請,經過管理單位審核後才能列印紙本,達到強化資訊安全目的。

● 文件權限設定畫面

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【實現品質管理、稽核管控、提升工作效率】


  連鎖產業面臨全球化競爭,戰場早已不限單一地區,擁有前瞻世界觀的企業,皆積極拓展跨區多門店、總部、工廠、廠商,要如何能將跨距多點的,為了就是能達成全球化企業的目標。

  以85度C導入案例來看,穩紮穩打的經營策略,是每個企業必須學習的經營方向,從最基本的文件管理來思考作業管理流程,進而在重要的營運績效上,從成本、品質、服務與速度等,達到最大的改善。

  由於WebISO雲端電子化文管平台可將文件管理整合:資訊安全、流程管理、版本管理、文件效期提醒等自動化作業管理,可以妥善協助連鎖產業在文件管理作業與資訊安全方面,提供全面性的管理及保障,並且可以協助連鎖企業降低風險、節省成本、提高營運績效。

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