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【杏輝醫藥】FlowMaster BPM導入案例專訪


【公司名稱】 杏輝藥品工業股份有限公司
【導入範圍】 台灣、中國大陸
【主要業務】 醫藥醫材生化科技業
【受訪者】  科技管理辦公室/資訊組 經理/組長 葉家維
案例專訪大綱:

  • 大眾的健康 杏輝的理想
  • 導入前管理方式及遇到的問題
  • 導入FlowMaster BPM後帶來的效益
  • FlowMaster BPM與WebISO的整合應用
  • 將來規劃



  • 【大眾的健康 杏輝的理想】


      在現代人對醫療保健日益重視的今天,藥品的研發與品質早已成為製藥業最重要的一環。杏輝藥品就是抱持著「大眾的健康,杏輝的理想」研發生產高品質的藥品,並以良好的經營團隊與企業形象,讓杏輝藥品在製藥界取得了競爭優勢。30餘年來,杏輝一直秉持著待人以誠、處事以靜的經營理念,每年業績穩定成長;於1997年設立加拿大子公司(CanCap製藥廠)、2002年併購中國杭州天力藥廠,並在台灣成立研發中心及生產基地,另外亦成立杏國新藥,發展新藥研究及臨床實驗之相關事業,以集團化方式管理,合併稱為「杏輝醫藥集團」,邁向國際化發展。


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    【導入前管理方式及遇到的問題】


    舊系統的侷限
      舊系統速度慢已無法改善,廠商也不再提供升級服務支援,遇到效能上及資安上的問題都無法解決,因此開始整理收集使用者這些年遇到無法解決的問題,最常見的即是效能遇到瓶頸,表單要連結搜尋一份文件也常需要幾分鐘的時間,效率實在太慢,而文件管理在電子流程系統也無法得到安全保護。

    電腦系統確效無法合規
      因為杏輝醫藥產業特性的關係,近幾年在電腦系統的確效驗證上一直面臨挑戰,而BPM流程跟電腦系統的確效有何關係呢?事實上企業內各項流程的執行與運作和產品品質是息息相關的,而使用者的流程軌跡以及IT系統版本管控,是都該被記錄留存的,在評估系統時,QA品保人員也會要求系統是嚴謹安全的,像是使用者的密碼設定是否嚴密,流程的開發過程是否遵循V-MODEL...等是否符合品保要求以達電腦系統確效驗證之目的,過往在舊的系統上,這一切皆乏善可陳,所以杏輝也藉著此次系統的移轉來彌補一切不足。

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    【導入FlowMaster BPM後帶來的效益】


    導入與優化
      杏輝目前舊的電子流程系統表單大約80多張表單,預計年底將所有舊系統表單移轉進FlowMaster BPM系統,9月上線時將以最常用的請購、採購、驗收三張為優先匯整進系統,第三季預計導入完40張電子表單,先將舊的表單按照既有流程把它移植至新系統,第一階段性目標完成後就是第二階段表單的優化,分成兩個階段的原因是,如果一開始就優化表單的話導入的怕時程會拉太長,所以導入策略上就分成:第一階段 表單導入、第二階段 表單優化。

    輕鬆與異質系統整合
      過去杏輝的舊系統無法與其他系統整合,常常要重覆工作很沒效率,電子流程已經跑完卻還要印出來,再到其他系統重新輸入一次,這次導入FlowMaster BPM系統,藉由其子表單觸發、及能夠輕鬆整合異質系統的能力與機制,終於解決了長久的困擾,現在在BPM系統裡,當請購流程跑完後,會直接依照請購流程的內容,直接自動地發起採購流程,不需要人員再重覆作業,而BPM跑完了請購與採購流程後,資料也會自動地拋轉至ERP(SAP)與其他系統來結案和歸檔,這樣一來不但可以大幅減少不必要的人工作業成本,把寶貴的人力投入其他更具價值的工作,更是進一步地將低了流程中發生錯誤的機率與風險,提高了整體流程運作的品質。

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    【FlowMaster BPM與WebISO的整合應用】


      杏輝目前採購這一塊裡的詢價、比價、議價、成本等附件檔案,在過去舊系統是所有申請者與簽核者都可以看到,這樣毫無管控的情形為公司帶來了很大的困擾,因為這些機密檔案實際上並不適合讓所有流程的參與者都看到,而現在透過FlowMaster BPM與WebISO的整合,在關卡上可以做好嚴格管控,不該出現的資訊依權限把關,將來會廣泛應用在研發技術上的文件,像是配方藥品較機密的文件也是在流程中能與WebISO文件管理得到安全的控管。

      過去電子流程與文件管理都用同一套系統,不僅流程處處受限,文件也毫無安全管控,而現在導入了WebISO文管系統,帶來了革新的局面,一掃過去呆板的無用功能,現在不僅為所有文件嚴格把關,還可以輕鬆的透過全文檢索進行文件搜尋,這些都是過去沒有的功能,目前已導入ISO一二三四階、作業辦法等,不只這些還包括了研發專案文件、新藥評估管理、細胞實驗室委託案件...等多達35種的文件分類,下圖為杏輝藥品預計實施範圍。


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    【將來規劃】


      目前在台灣導入FlowMaster BPM與WebISO皆上線之後,將開始實施導入海外地區的據點,包括加拿大、杭州以及新疆(種植基地),這些海外地區的據點其實更為迫切,皆尚未有電子流程作業,也將以多公司集團架構去規劃,勢必導入後為杏輝醫藥集團帶來更大的效益,令人期待!

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