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FlowMaster導入案例:艾訊公司

【公司名稱】 艾訊股份有限公司
【主要業務】 電腦及週邊設備製造
【受 訪 者】 資訊部 李俊德

案例專訪大綱:

  • 企業沿革與目前主要業務範疇
  • 導入電子流程的需求及想法
  • FlowMasterBPM plus導入成果:優化簽核流程,提升簽核效率
  • 健全表單簽核機制,實現E化行動簽核效益
  • 完善的BPM簽核流程,有效提升使用者工作效益


  • 【企業沿革與目前主要業務範疇】

      艾訊股份有限公司為一個國際級工業電腦 (IPC) 系列產品的領導設計者暨製造商,專門以數據擷取與控制系統為研究開端,擁有堅強的研發、製造團隊,以先進的嵌入式研發技術,以及 PC-based 工業自動化解決方案為基礎,開發多樣化和模組化的應用電腦平台及系統、軌道交通專用平台、觸控平板電腦、通訊產品以及數位電子看板等,成為多樣化產業領域最信賴的長期供應商夥伴。

      艾訊成立於 1990 年,在全球更有超過 60 餘家的經銷商夥伴。艾訊提供工業級長卡、主機板及機箱 (Industrial PCs,Single Board Computers),嵌入式單板電腦 (Embedded Boards & System-on-Modules) 及強固型嵌入式電腦系統 (Embedded Systems) tBOX、eBOX 與 rBOX 系列,觸控式平板電腦 (Touch Panel Computers),數位電子看板播放器 (Digital Signage players),醫療用薄型電腦 (Medical Panel Computers),人機介面 (Human Machine Interface,HMI),工業級網路交換器 (Industrial Networking & Converters),及網路安全應用硬體平台 (Network Appliances) 等超過 400 種的系列產品。

      艾訊為英特爾物聯網聯盟成員之一,致力開發英特爾最新物聯網相關解決方案。

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    【導入電子流程的需求及想法】


      資訊部李先生表示,由於艾訊所生產的工業電腦主要特性為少量多樣及客製化服務,與製造一般電腦的屬性不同,也因為這樣的特性,所以流程更為繁雜。因應不同客戶的產品需求,經常會有產品衍生或工程變更的情形,必須經過許多相關部門將工程表單簽核通過後,才可以進行產品變更作業,因此非常重視表單簽核流程的正確性及處理效率。當初開始導入電子化就是為了將簽核流程優化,解決使用者繁複的流程簽核問題。


      艾訊在早期有使用過ASP開發的webflow,但是由於缺乏彈性且需要控制的地方太多,不容易掌握,也因為瀏覽器支援的限制,無法滿足作業上的需求。也因為流程中簽核的單位眾多且繁雜,在會簽、併簽等多部門簽核過程中,時常因為一個關卡發生問題,就會嚴重耽誤生產時效。因此,資訊部便開始思考,必須要有一套彈性的Flow系統,來幫助使用者健全並簡化簽核流程,便開始找尋合適的解決方案。

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    【FlowMasterBPM plus導入成果:優化簽核流程,提升簽核效率】

      艾訊於2013年8月導入新人類資訊FlowMasterBPM plus,目前正式上線的表單已有40張,主要分為四大類:財務類、人事類、生產部門、研發部門。當初會選擇Newtype解決方案,主要是考慮到表單關聯、組織版本、代理人及行動簽核功能,以及瀏覽器限制問題。

    ● 目前已上線的表單類別:

    ● SAP系統整合:艾訊的業務類【特放表單】,由ERP起單,批次由FlowMasterBPM plus的AutoEDI 轉入FlowMasterBPM表單,表單簽核完成後再去觸發SAP,最後回寫將表單狀態結案。

    ● 特放表單流程圖:

    ● 【ECR (Engineering Change Request)工程變更】申請單:
      當新產品開發完成後,非工程單位如需申請工程變更,則需要發出工程變更申請(如業務、PM 等....),經過工程單位研究後,若同意則會發出 ECO表單,傳簽至各單位進行會簽,並於各單位會簽同意後進行作業。
      由於ECR表單可能同時會關聯多張ECO表單,ECO表單也會關聯其他ECO表單,艾訊也透過FlowMasterBPM的表單關聯功能,設計出ECO表單又可觸發另一張ECO表單,簡化繁雜的簽核流程,使簽核作業可以一步到位。

    ● 【ECO (Engineering Change Order)工程變更命令】申請單:
      艾訊在新產品開發完成後,如需進行工程變更,並經由工程部門確認是必要的變更後,即會發出ECO表單給相關單位會簽,以確保對庫存品、在製品能夠提供對策進行處理。
      在各單位會簽中,如業務單位、製造單位、物料單位都需要同意才能進行作業,所以 ECO 表單所牽涉的範圍很大,表單簽核流程也就相當長。因此,艾訊藉著FlowMasterBPM提供教易自行開發的環境,並且搭配
    FlowMasterBPM的無程式碼表單元件,透過設定方式即可製作出所需要的表單。

    ● 複雜的ECO簽核流程,透過FlowMasterBPM plus便利的Designer視覺化流程設計工具,只需使用滑鼠進行簡單的拖拉動作,就可以完成複雜的流程設計,讓表單開發更有效率。

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    【健全表單簽核機制,實現E化行動簽核效益】

      李先生表示,導入FlowMasterBPM plus之後最大的效益,艾訊的簽核流程都變為簡單化與透明化,以往複雜的表單傳簽流程,現在可以透過電子化來輔助,表單關聯查詢變快,申請流程簡單、表單處理快速,有效提升簽核效率,降低因簽核所造成的生產作業錯誤率。
      導入FlowMasterBPM plus後也改變了傳統簽核方式,由於便於操作的系統介面,也可使用手機、平板等手持裝置進行各項表單申請、簽核,並且也可依照簽核關卡,設定不同通知對象、通報方法、通知內容,提供高彈性的通知機能。讓使用者不再被地域所限制,可以隨時隨地執行與處理各項業務,徹底實現行動辦公室效益。

    導入後的效益:
    ● 表單透明化,簽核流程查詢容易,提升表單簽核效率
    ● 解決舊有系統負載問題,提升系統處理速度。
    ● 文件流程依照系統完善進行,不需耗費人力重工,增加行政效率
    ● 支援行動APP線上簽核,達到M化的行動辦公室效益
    ● 表單系統化,關聯表單串接便利,各類表單調閱簡單、方便、快速。

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    【完善的BPM簽核流程,有效提升使用者工作效益】


      李先生分享,FlowMasterBPM plus最關鍵的效益,擁有便利的簽核、追蹤、徵詢意見、知會通知等功能,是可以提高簽核效率,也許並未直接對作業流程產生明顯效益,但是可讓管理者及使用者都能夠透過有效的商業流程管理「做對的事」,不需浪費時間和心力在多餘的作業上,這樣才是對企業最有效、最重要的。

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