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  【PM技術分享專欄】WebISO企業合約文件智慧–法務管理合約得心應手

發表日期: 2019/05/03


  WebISO文件管理系統深耕在企業內部核心價值文件中已有十幾年,近年來企業內部合約管理的應用上更是不斷擴展,機能也不斷擴充。在「家樂福」、「85度C」、「東聯化學」......等WebISO用戶在合約應用上管理,例如 : 買賣合約、採購合約、保固合約、租賃合約、集中採購合約...等,均納入文件管理範疇。

當企業用戶尚未將合約納入WebISO企業文件管理範疇時常遇到的企業困境:
■合約種類眾多,紙本管理繁雜
■合約流程複雜,歸檔入庫不易
■合約散落各地,版本控管雜亂
■機密合約落入有心人士手中、資訊安全不易控管
■合約立約人資訊控管不易
■合約查詢、調閱耗時冗長

   新人類資訊在合約管理上推出 : 「多組織集團架構」、「合約效期自動提醒」、「資訊安全防護」、「NTDF智慧文件技術」、「全文檢索」、「合約欄位模板」、「紙本領還管理」、「流程審查」、「B2B上下游廠商偕同平台」......等九大合約管控機能。


  幫助企業用戶管理各類型合約突破管理上的重重難關,制定了標準審核上架標準,透過權限控管掌握合約查閱情況,並在紙本領還機能上控管紙分發。
透過標準 [動態、即時]浮水印機能,防止有心人士外洩企業機密合約資訊。
並且在Mobile APP(Android、Apple) 的支援下可在管控時間內、限定角色身分即時查閱合約,加速法務、業務人員於前端操作查詢介面上的便捷性。

多組織集團架構–合約集中管理,使集團法務了解各分公司合約權益


在龐大的組織結構上,企業合約法務分則分工,集團法務難以掌握各事業群、分公司在合約發行狀況、商業條款…等的資訊。透過多組織集團架構集中管理,搭配全文檢索快速掌握合約資訊。


合約資訊安全–保護企業內部文件不外流


透過NTDF智慧文件技術,能透過O2O雙向認證的機能下,可便捷的查閱合約,開啟文件同時有達到「電腦鎖定」、「密碼驗證」、「帳號有效性」、「合約改版/過期」等機能。

合約欄位模板–彈性欄位設計,整合外部合約資訊


根據不同合約類型可設計不同欄位模板自訂欄位,並且透過Newtype顧問協助整合外部資料庫資訊,例如 : 立約人、匯率、商業條款...等資訊。增加合約搜尋、知識資料儲存價值。

合約流程審查–便捷流程設計,使審核合約步驟更有效率


拖曳式合約設計界面,讓法務人員更容易根據企業內部需求執行合約流程,並且搭配各項流程機能: 徵詢意見、等待指式、條件判斷。讓企業合約流程更上一層樓。

合約效期自動提醒–生命週期管理,節省人工審理合約工時


企業持續成長下,各類型合約買賣合約、採購合約、保固合約、租賃合約、集中採購合約...等數量不斷增加,每份合約均有重新審理需求,系統自動根據起訖時間,提前提醒機能,通知法務、法務主管、高層長官,需做合約審理,節省人工判斷工時。

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