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  【PM技術分享專欄】ISO品質管理在WebISO文管系統上的應用

發表日期: 2019/08/02



  全球中大型企業針對在內部稽核管理、客戶、供應商無論在銷售、供應鏈往來、上下游B2B廠商合作上,針對品質管理、物料管理、環境安全、商業機密控管均甚為要求,因此導入相關ISO品質管理系統,如「ISO9001品質管理系統」,還有「ISO14001環境管理系統」、「ISO22000食品安全管理系統.」.....等,確保商業價值不容受損,並且能夠在導入品質管理系統後得到「節省成本」、「提升客戶滿意度」、「開拓市場」、「提升市占率」…….等效益。

  ISO證書的核頒是透過符合性「稽核程序(Conformity Assessment Procedures)」,來判定一家公司的作業或活動是否符合ISO國際標準之要求,以核頒ISO國際標準證書,針對稽核程序中,企業在各種管理環節中,產出非常「大量企業文件」對應稽核需求。

  管理如此巨量文件對應到ISO品質系統認證,企業遇到許多管理課題,如「文件生命週期管理」、「文件資訊安全」、「文件版本誤用」、「權限管控」、「無法有效審核」、「盤點文件耗時」、「紙本列印散落各地」等。而「WebISO文件管理系統」,在企業用戶導入資訊系統在紙本e化、各項ISO品質系統認證的過程扮演不可或缺的角色。

  WebISO文件管理系統,針對這些對應到ISO品質系統要求的文件管理議題上,在十餘年的開發經驗上,作了有效的系統規劃,幫助企業用戶省下大量人力管理作業。

■完整文件管理機能:


a. 嚴謹的文件分類架構
完善的分類機能和豐富的導入經驗,輔導企業用戶針對知識、企業價值文件從組織結構、文件類型、生命週期、權限管控、系統操作等角度輔導企業作妥善文件分類。


b. 文件生命週期管理
每份文件於WebISO文件管理建立時,系統自動根據文件類型賦予生命起訖時間,並且透過智慧通知機能,通知相關文件責人單位進行文件完善的檢閱文件,並且進行相關文件改版、廢止、延期、EOL…..等搭配智慧流程進行文件管理行為。


在文件版本、延期、廢止…..等文件軌跡,主動進行文件狀分類,管理者可快速檢閱盤點各文件狀態分佈狀況。

c. 鏡射分身機能
系統可提供一份文件顯示在同時顯示在多個資料夾內的機能,使得在文件夾遮蔽的情況下,可以共達到文件分享效果。

d. 同步增修訂
提供一次上傳文件操作情境中,制定多份文件,並且作文件關聯。
日後文件修訂過程中,系統提供「同時制修訂改版、局部修訂改版、廢止機能」,並且僅需走一次流程,節省簽核時間成本。


e. 多唯度文件顯示機能
可提供不同的文件列表欄位設計,讓文件閱讀者更清楚、快速查閱文件。

也提供「圖文模式」,針對製圖文件類型檔案,更快速檢索文件。


f. 文件智慧提醒
強大的「文件到期提醒功能」,可根據文件生命週期設定,提早通知文件所屬責任單位、主管、文件管理者,提示須對文件進行修訂確認,常見於ISO文件管理、合約管理應用。


■安全控制
NewType 獨家專利128bit RC4加密技術,將針對企業OA文件、CAD圖檔、3D文件自動加密轉檔PDF,保護文檔檔案控制、原始檔儲存、列印等權限,避免文件外流。

■全文檢索
可依照關鍵字針對所有附件內容、標準欄位、自定義欄位查詢文件,必且支援系統提供智慧二次條件篩選功能查詢機能。

■自定義欄位
不同的文件類型,系統可提供管理者自行設計欄位,透過系統操作即可定義文字框、多重選項、按鈕選下、下拉選單、日期……等欄位類型,並可提供專業顧問服務整合外部資料介接機能。快速整合產品料號、客戶主檔、物料主檔資料,進行文件資料快速準確建立。

■智慧簽核流程設計
WebISO文件管理系統,將NewType BPM Plus 流程引擎包裹內建在產品內,並且提供友善拖曳式流程設計界面,讓品保、文件管理者無須透過資訊IT單位額外人力開發,即可針對文件管理流程作流程設計。


流程引擎本身支援串簽、並簽、臨時會辦、組織樹循序簽核、郵件通知、代理人…..等完善簽核機能,已符合文件管理流程需求。


■B2B偕同合作平台(模組)
WebISO文管理系統可透過B2B帳號,有效作內部文件分發給客戶、供應商等外部單位進行文件分發。搭配文件生命週期管哩,有效管控文件使用行為,避免B2B用戶文件誤用、未收到文件、文件未閱讀……等常見問題。
並可透過B2B平台提供「追蹤回覆機能」從外部進行文件發行,搭配內部系統流程確認B2B之間文件有效溝通、管理。


■文件任務(模組)
在ISO品質系統上,稽核過程中文件的改善缺時,通常會搭配教育訓練來執行。WebISO 透過任務的形式派出文件上傳、閱讀任務,要求相關售訓練者,進行任務回報,使文件管理者確認教育訓練績效進度。

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